Beschlussvorschlag:

Der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Meerbusch, die als Anlage 1 beigefügte Benutzungsordnung für das Stadtarchiv der Stadt Meerbusch zu beschließen.

Sachverhalt:

Die Thematik wurde bereits in der letzten Sitzung des Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschusses am 07.12.2023 behandelt (auf die Vorlage SB7SZD/1802/2023 wird verwiesen). Die Entscheidung über den Erlass einer Benutzungsordnung wurde allerdings vertagt.

Benutzungsantrag

In der damaligen Sitzung wurden in Bezug auf den Benutzungsantrag folgende Aspekte angesprochen, die die Verwaltung zwischenzeitlich geprüft hat. Der Benutzungsantrag wurde entsprechend überarbeitet und ergänzt.

·         Datenschutzfragen

Der Benutzungsantrag wurde in Absprache mit der Datenschuzbeauftragten der Stadt Meerbusch überarbeitet und um ein „Informationsblatt nach Artikel 13 EU-DSGVO“ (Anlage 2) ergänzt. Es finden sich auf diesem Informationsblatt u.a. Angaben zum Zweck und Dauer der Speicherung der Daten, die durch das Ausfüllen des Nutzungsantrages erhoben werden. Zudem sind die Rechte (z.B. Löschung der gespeicherten Daten) der betroffenen Person aufgelistet. Das Informationsblatt wird jedem Benutzungsantrag beigelegt und ist zudem auf der städtischen Homepage unter der Rubrik „Datenschutz“ einsehbar.

Dieses Informationsblatt wurde durch die Datenschutzbeauftragte entwickelt, um im Falle der Erhebung personenbezogener Daten durch die Verwaltung im Rahmen ihrer Aufgaben/Tätigkeit, der Informationspflicht gemäß Artikel 13 EU-DSGVO nachzukommen.

·         Pflichtangaben / freiwillige Angaben

Im Benutzungsantrag wurde die angeregte Unterscheidung zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Angaben eingearbeitet.

Gendergerechte Sprache

Schließlich sollte die Benutzungsordnung und der Benutzungsantrag im Hinblick auf die durchgängige Verwendung gendergerechter Sprache überprüft werden. Dem ist die Verwaltung nachgekommen und hat Textpassagen entsprechend korrigiert, bei denen die Verwendung gendergerechter Sprache noch nicht gegeben war.

Erforderlichkeit einer Benutzungsordnung

Die Benutzungsordnung soll die Durchführung der Nutzung des Stadtarchivs und somit dessen geregelten Betrieb sicherstellen.

Es wird festgelegt, dass Personen, die das Stadtarchiv nutzen, für die von ihnen bei der Nutzung verursachten Beschädigungen am überlassenen Archivgut haften. Zudem wird klargestellt, dass bei Verstößen gegen Urheber- und Persönlichkeitsrechte, die bei der Nutzung und Auswertung von Archivalien durch die Besucherin/den Besucher auftreten, die Besucherin/den Besucher selbst die Verstöße gegenüber den Berechtigten zu vertreten hat.

Die einzelnen Nutzungsrechte am Archivgut und die mögliche Einschränkung dieser Rechte werden durch die Benutzungsordnung konkretisiert. So kann die Nutzung von Archivgut versagt werden, wenn dadurch dessen Erhaltungszustand gefährdet wird. Des Weiteren können bestimmte Maßnahmen für die Nutzung, wie z.B. das Tragen von Handschuhen bei der Sichtung wertvoller Archivgüter, festgelegt werden. Durch die Benutzungsordnung wird die Nutzung des Stadtarchivs generell für alle interessierten Personen ermöglicht.

Insoweit ist die Notwendigkeit des Erlasses einer Benutzungsordnung gegeben.

Finanzielle Auswirkung:

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen keine Auswirkungen auf den Haushalt.

Alternativen:

keine