Kurzfassung:
Service Immobilien wird Bauleistungen für Hochbaumaßnahmen künftig sukzessiv
abfolgend ausschreiben und vergeben, um Baumaßnahmen rasch zu starten, die
Umsetzung zu beschleunigen, eine angepasste Planungs- und Ausschreibungsabfolge
zu erreichen und gleichzeitig Vergaberisiken zu minimieren. Wie bisher auch
erfolgen die gesetzeskonformen Ausschreibungen in enger Abstimmung mit dem
Rhein-Kreis-Neuss (Zentrale Vergabestelle und Rechnungsprüfung).
Zum Hintergrund:
Im Jahr 2007 hatte die Verwaltung die interne Geschäftsordnung
„Bauinvestitionscontrolling“ für die Planung und Durchführung von
Hochbaumaßnahmen ab 250.000 € incl. MwSt. erarbeitet. Diese wurde dem Haupt-
und Finanzausschuss am 03.05.2007 sowie dem Bau- und Umweltausschuss am
22.05.2007 vorgestellt und zum 01.06.2007 als interne Geschäftsordnung in Kraft
gesetzt. Die Geschäftsordnung verfolgt das Ziel, auf Basis einheitlich
strukturierter Planungsprozesse den wirtschaftlichen Einsatz von eigenem
Personal bzw. externen Planungsleistungen sowie eine frühzeitige Ermittlung und
Überprüfung der Finanzierung durch die kontinuierliche Verfolgung der
Kostenstände im Planungsprozess zu ermöglichen.
In Ziffer 3.2. der Geschäftsordnung wurde damals festgelegt, eine
Baumaßnahme erst dann zu beginnen, wenn 60% der Gesamtbaukosten submittiert
sind und hierbei in Summe keine wesentlichen Abweichungen gegenüber dem
Kostenanschlag entstanden sind.
Dieser Regel folgend hat SIm in den vergangenen Jahren zunächst 6-8
Gewerke zeitgleich ausgeschrieben, die vorliegenden Vergabeergebnisse mit dem
Kostenanschlag verglichen und erst anschließend die Aufträge erteilt und den
Bauprozess gestartet. In den Jahren 2007 bis 2018 waren die festgestellten
Abweichungen zwischen Kostenanschlag in der Regel moderat, allerdings befand
sich die Bauwirtschaft auch in vergleichsweise stabilem Konjunkturumfeld.
Darüber handelte es sich bei den Baumaßnahmen dieser Zeit vielfach um
freiwillige Aufgaben einer Kommune (z.B. Neubau der Stadtbücherei in Büderich,
Generalsanierung des Meerbads, Neubau des Foyers am Wasserturm) ohne fixen
Fertigstellungstermine aufgrund gesetzlicher Vorgaben.
Die Praxis zeigt, dass die Einhaltung von Ziffer 3.2. der
Geschäftsordnung grundsätzlich zu Zeitverlusten führt, die unabwägbare, zusätzliche Kostenrisiken beinhaltet und die
Umsetzung erschwert:
·
Da
Leistungsverzeichnisse vieler Gewerke zeitgleich zu veröffentlichen sind, die
Planungsprozesse der verschiedenen Fachdisziplinen (z.B. Haustechnik) gerade
bei komplexen Maßnahmen erfahrungsgemäß jedoch differieren, liegen die
Leistungsverzeichnisse oftmals nicht synchron vor.
·
Im Zuge
der gebündelten Ausschreibung kann es passieren, dass auf einzelne Gewerke
keine bzw. nur unwirtschaftliche Angebote eingehen. Die entsprechende
Ausschreibung wäre aufzuheben und dieses Gewerk neu auszuschreiben (= weiterer
Zeitverzug).
·
Gleichzeitig
dürften schon vergabereife Angebote anderer Gewerke in dieser Zeit noch nicht
vergeben werden, vielmehr wären diese Firmen aufzufordern, der Verlängerung
ihrer Bindungsfrist an das abgegebene Angebot (i.d.R. 6 Wochen) zuzustimmen.
Falls Firmen nicht zur Verlängerung der Bindefrist bereit sind (auch dies kommt
vor, hierzu sind sie auch nicht verpflichtet), wäre ein weniger
wirtschaftliches Angebot zu beauftragen. Lägen dagegen keine weiteren Angebote
vor, wäre hier sogar neu auszuschreiben (= Kostenrisiko bzw. weiterer
Zeitverzug).
·
Bei
zeitgleicher Ausschreibung von später oder aufeinanderfolgenden Gewerken
besteht darüber hinaus die Gefahr, dass Firmen bereits zur Angebotslegung einen
erhöhten „Angstzuschlag“ auf ihre Preise erheben, um Kalkulationsrisiken, die
in der langen Wartezeit bis zur Ausführung ihres Gewerkes liegen (z. B. im
Zusammenhang mit Materialbestellungen) abzufedern (= Kostenrisiko).
·
Zudem
gibt es in der praktischen Umsetzung von Baumaßnahmen und insbesondere beim
Umbau im Bestand die Notwendigkeit, Teilmaßnahmen oder einzelne Arbeiten im Vorfeld
durchzuführen (z. B. umfangreiche Bestandsaufnahmen, die Umverlegung von
Hausanschlüssen um das Baufeld freizumachen, etc.), deren Beauftragung jedoch
aktuell erst nach Submittierung von 60% der Gesamtbaukosten zulässig wäre (=
Zeitverzug).
SIm plant und realisiert in den kommenden Jahren durchweg sehr große
Bauaufgaben, u.a. im Bereich Schulen und
Feuerwehr. Die Umsetzung dieser Maßnahmen ist weitgehend alternativlos, die
Fertigstellung soll bzw. muss in der kürzest möglichen Zeit erfolgen. Es sind
jeweils zwischen 15 und 18 Gewerke zu vergeben, die meisten davon EU-weit,
maximal 20% davon national. Die reine Bauphase beträgt (abhängig von der Anzahl
der Bauabschnitte) jeweils zwischen 18 und 36 Monaten. Im Zuge der Umsetzung
unterliegt die Stadt Meerbusch (ebenso wie andere Kommunen) der Volatilität der
Baupreise sowie den üblichen Vergaberisiken eines öffentlichen Bauherrn.
Andere Kommunen gestaltet den Vergabeprozess von Hochbaugewerken
ebenfalls generell sukzessiv (konkret bekannt aus Essen, Mönchengladbach
und Neuss). Da die großen (kostenträchtigen) Gewerke idR. am Anfang vergeben
werden, ist eine Tendenz der Kostenentwicklung schon im Vergabeverlauf
ablesbar, ohne dass Zeitverluste oder zusätzliche Kostenrisiken eintreten.
Aus den geschilderten Gründen wird SIm die Ausschreibung und Vergabe
von Hochbaugewerken künftig sukzessiv vornehmen. Dies erfolgt eng
abgestimmt mit der zentralen Vergabestelle wie auch dem Rechnungsprüfungsamt
des Rhein-Kreis-Neuss.
è Diese Vorgehensweise stellt lediglich eine
Abkehr von einer freiwilligen, stadtinternen Regelung dar und berührt nicht die
grundsätzlich geltende Vergabegesetzgebung. Das mit der Geschäftsordnung damals
angestrebte Planungsziel der besseren Steuerung von Baumaßnahme kann vor dem
geschilderten Hintergrund aktuell nicht mit dieser Regelung erreicht werden.
Die übrigen Vorgaben der internen Geschäftsordnung wird SIm weiter
beachten. Insbesondere erfolgt zu jeder Maßnahme eine detaillierte Ermittlung
und Fortschreibung von Kosten sowohl in der Planungs- wie in der
Umsetzungsphase. Eine Information zur Kostenentwicklung erfolgt wie bisher in
den jeweiligen Fachausschüssen.
In Vertretung
gez.
Andreas Apsel
Erster und
Technischer Beigeordneter