Betreff
Einführung der digitalen Gremienarbeit
Vorlage
ZD/0201/2015
Art
Beschlussvorlage

 

Beschlussvorschlag:

Der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss hebt den Sperrvermerk im Haushalt (7.01001005.715.001) auf.

Er beauftragt die Verwaltung für Ratsmitglieder, die auf eine entsprechende Abfrage ihr Einverständnis zur Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit erklären, iPads (16 GB ohne Mobilfunkslot) zur Durchführung der digitalen Gremienarbeit zu beschaffen bzw. ihr eigenes iPad für die digitale Ratsarbeit zur Verfügung zu stellen. Die Geräte werden verwaltungsseitig mit der Mandatos-iPad-App der Firma Somacos ausgestattet.

Soweit die Beschaffung der iPads durch die Verwaltung erfolgt,  tragen die Ratsmitglieder eine Eigenbeteiligung von 200,-- €. Werden iPads mit weitergehender Ausstattung erwünscht, sind die hierdurch entstehenden Mehrkosten vom jeweiligen Ratsmitglied in voller Höhe getragen.

Die Ratsmitglieder, die nicht an der digitalen Gremienarbeit teilnehmen, sowie die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger erhalten weiterhin die Sitzungsunterlagen in Papierausfertigung. Auf Wunsch können sachkundige Bürgerinnen und Bürger bei Vorliegen einer entsprechenden Einverständniserklärung ebenfalls an der digitalen Gremienarbeit mit ihrem eigenen iPad teilnehmen. Die notwendige Mandatos-App wir verwaltungsseitig installiert.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, eine Beschlussvorlage zur Änderung der Geschäftsordnung zu erarbeiten.

 

Sachverhalt:

 

Bisherige Aktivitäten

Mit gemeinsamem Antrag vom 03.09.2011 beantragten die Fraktionen CDU & Bündnis 90 / Die Grünen die Verwaltung zu beauftragen, in Zukunft soweit möglich auf den Versand von Druckerzeugnissen zu verzichten und insbesondere die Fraktionen und Fraktionsmitglieder auf elektronischem Wege zu informieren, sowie Nutzungsmöglichkeiten im Internet über die städtische Homepage auszubauen.

Die Verwaltung wurde in der Sitzung beauftragt, bei den Ratsmitgliedern und den sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern die Bereitschaft zur Teilnahme an einer solchen digitalen Gremienarbeit zu erfragen. In der Sitzung des Ausschusses am 09.02.2012 berichtete die Verwaltung über das Ergebnis der Umfrage. Die Rücklaufquote lag bei lediglich 44,2%, wobei ein großer Teil weiterhin die Übersendung der Sitzungsunterlagen in Papierform wünschte.

Die Verwaltung wurde beauftragt zunächst die Einführung von SessionNet zu testen, danach sollte über die weitere Vorgehensweise entschieden werden. Session bzw. SessionNet (als Online-Plattform) wurden zwischenzeitlich eingeführt. SessionNet ermöglicht, eingebunden in den Internetauftritt der Stadt (Stadtrat online), sowohl den Bürgerinnen und Bürgern (Bürgerinformationssystem) als auch den Kommunalpolitikern (Ratsinformationssystem) die für sie zugänglichen Beratungsunterlagen online abzurufen.

Als weiterer Schritt zur papierlosen digitalen Gremienarbeit wurde dann vereinbart, eine Testgruppe aus Ratsmitgliedern einzurichten, die die auf SessionNet basierende Mandatos-App testen sollten, die alle Möglichkeiten der papierlosen Bearbeitung von Sitzungsunterlagen bietet. Die 13 Testteilnehmer wurden von der Verwaltung geschult und arbeiten derzeit in unterschiedlicher Ausprägung mit dem neuen Werkzeug. Das Feedback aus den durchgeführten Arbeitsgruppentreffen war durchweg positiv. Dies veranlasste die Verwaltung dem Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss in seiner Sitzung am 19.02.2015 den nächsten, weiterführenden Schritt zur digitalen Gremienarbeit vorzuschlagen.

Der Beschlussvorschlag der Verwaltung, der sich in modifizierter Form in der heutigen Beschlussem­pfehlung wiederfindet, führte im Ausschuss zu kontroversen Diskussionen, die einige Fragestellungen aufwarfen, die nachfolgend beantwortet werden sollen.

Rechtliche Grundlagen:

§ 47 der Gemeindeordnung NRW regelt die Einberufung des Rates. Die Vorschrift gilt analog auch für die Ausschüsse. Abs. 2 führt dazu aus, dass die Ladungsfrist, die Form der Einberufung und die Geschäftsführung des Rates durch die Geschäftsordnung zu regeln sind. Derzeit ist ausschließlich die Schriftform festgelegt. Diese Regelung müsste bei Einführung von Mandatos angepasst werden. 

Bei Aufnahme einer Öffnungsregelung für die Ladung in elektronischer Form wird festgelegt,, dass die Ladung durch Email oder Download erfolgt. Wie in der Testphase die Anwender informiert, dass neue Dokumente zum Download bereitstehen. Diese werden mittels Mandatos-App auf das iPad geladen, stehen dort als lokale Dokumente zur Verfügung und können mittels entsprechender Werkzeuge individuell bearbeitet werden. Die Bereitschaft zur Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit muss durch entsprechende Einverständniserklärung belegt werden.

 

Diejenigen Ratsmitglieder, die kein Einverständnis erklärt haben, mit Mandatos zu arbeiten und für die sachkundigen Bürger   erfolgt weiterhin die Übersendung der Einladungen und Niederschriften in gewohnter Form, da eine in der Geschäftsordnung vorgesehene ausnahmslose Zusendung der Unterlagen in elektronischer Form gegen das Recht auf freie Mandatsausübung verstoßen würde.

Sollte sich der Ausschuss für die Einführung der digitalen Gremienarbeit entscheiden, würde die Verwaltung eine entsprechende Anpassung der Geschäftsordnung vorbereiten und dem Rat zur Entscheidung vorlegen.

Aktuelle Abfrage:

Mit Schreiben vom 12.03.15 hatte ich nochmals alle Ratsmitglieder gebeten, mir bis zum 25.03.15 mitzuteilen, ob und wenn ja, unter welchen Rahmenbedingungen sie an der digitalen Gremienarbeit teilnehmen würden. Mit Stand 06.04.15 haben insgesamt 40 von 52 Ratsmitgliedern geantwortet. Das Ergebnis stellt sich wie folgt dar:

Teilnahme incl. einer Eigenbeteiligung von ca. 200 € bei Gerätekosten von 490 €

17

Teilnahme ohne Selbstbeteiligung

14

Teilnahme mit eigenem iPad

7

Verzicht auf Teilnahme / weiterhin Zustellung in Papierform

4

Anmerkung: 2 Doppelmeldungen
1 x Beteiligung sowohl bei Eigenbeteiligung, als auch ohne Eigenbeteiligung
1 x Beteiligung nur ohne Selbstbeteiligung, sonst weiterhin Papierform

12 Ratsmitglieder haben noch nicht geantwortet. Wertet man nun die Rückläufe aus und rechnet diese hoch, ist festzustellen, dass rund 90% der Ratsmitglieder bereit wären, in der einen oder anderen Form an der digitalen Ratsarbeit teilzunehmen.

Sonstige aufgeworfene Fragestellungen:

·           Eigenbeteiligung:

Die Frage einer Eigenbeteiligung der Ratsmitglieder wurde innerhalb der Haushaltsberatungen aufgrund der angespannten Finanzsituation und der Nutzungsmöglichkeit de Gerätes auch für private Zwecke angesprochen. 

Denkbar wäre die Einführung der digitalen Ratsarbeit auch ohne oder mit einer geringeren Eigenbeteiligung denkbar. Die im Haushaltsplan bereitgestellten Mittel, die derzeit noch mit einem Sperrvermerk belegt sind, würden zur Anschaffung der nötigen Geräte ausreichen, zumal nach dem Ergebnis der Umfrage einige Ratmitglieder ein eigenes Pad zur Verfügung stellen wollen und etwa 10% der Ratsmitglieder weiterhin mit Beratungsunterlagen in Papierform beliefert werden wollen.

·           Eigentumsverhältnisse

Bei einer Eigenbeteiligung blieben die Geräte bis zum Ende der Wahlperiode (5 Jahre) im Eigentum der Stadt. Danach gingen sie in das Eigentum des Ratsmitgliedes über. Sollte es im neugewählten Rat nicht mehr vertreten sein, würde der Zugang zu den Sitzungsunterlagen über die Mandatos-App verwaltungsseitig gesperrt.

Sollten die Geräte ohne Eigenbeteiligung beschafft werden, verbleiben sie dauerhaft im Eigentum der Stadt und wären nach Ausscheiden zurückzugeben.

·           Nutzung privater Geräte

Die Nutzung privater iPads ist möglich.  Die Mandatos-iPad-App wird von der Verwaltung installiert. Nach Ausscheiden aus dem Rat würde der Zugang zu den Sitzungsunterlagen über die Mandatos-App ebenfalls verwaltungsseitig gesperrt.

·           Verlust / Diebstahl von Geräten

Die verwaltungsseitig beschafften Geräte sind so eingerichtet, dass sie sich nach 10 fehlerhaften Anmeldeversuchen komplett löschen. Alle Daten in Mandatos sind durch Kennwörter geschützt. Bei Verlust des städt. beschafften Gerätes wird ein neues Gerät ohne erneute Kostenbeteiligung zur Verfügung gestellt..

·           Monatliche Rate / Zuschuss

Die Überlegung bei Eigenbeteiligung bzw. bei Verwendung eines eigenen iPads eine Ratenzahlung bzw. Zuschuss je 10 € monatlich mit der Sitzungsgeldzahlung einzubehalten bzw. auszuzahlen ist  sehr aufwändig. Die Zahlungsläufe sind einzeln einzugeben und nachzuhalten und erfordern zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Verwaltungsseitig wird eine solche Lösung nicht favorisiert.

·           Umgang mit sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern

Da absehbar ist, dass nicht alle Ratsmitglieder an der digitalen Ratsarbeit teilnehmen werden, sollte derzeit auch noch von der Einbindung der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger in die digitale Ratsarbeit abgesehen werden. Die Unterlagen werden weiterhin in Papierform zugestellt, da Druckläufe nach wie vor nötig sein werden. Soweit das Einverständnis erklärt wird, mit  privaten iPads teilzunehmen, wird auf Papierzusendung verzichtet. In diesen Fällen sollte die Mandatos-App verwaltungsseitig zur Verfügung gestellt werden.

·           Nutzung von SessionNet

Die Nutzung von SessionNet auf privaten Mobilgeräten während der Sitzungen ist in Sitzungsräumen mit WLAN grundsätzlich möglich. Allerdings bietet SessionNet keine Bearbeitungswerkzeuge. Auch das Herunterladen ist wesentlich aufwändiger, da die Dokumente einzeln umbenannt werden müssen. Außerdem liegen die Dokumente unverschlüsselt auf dem Tablett und sind nicht verschlüsselt, wie dies in der App der Fall ist. Ein Support seitens der städtischen IT ist nicht möglich, da zu viele verschiedene Modelle mit unterschiedlichsten Ausprägungen und Anforderungen zu betreuen wären.

·           Mischbetrieb Papierunterlagen / digitale Gremienarbeit

Absehbar ist, dass für eine geringe Anzahl von Ratsmitgliedern und für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger nach wie vor Druckexemplare zu fertigen sind. Insofern wird nur eine teilweise Entlastung der Druckerei und des Ratsbüros erreicht. Drucke und Postversand- bzw. Zustellungen durch die städtische Poststelle werden nach wie vor, allerdings in deutlich geringerem Umfange, erforderlich sein. Nach der Umfrage ist trotzdem damit zu rechnen, dass eine 70-prozentige Einsparung, der in der Vorlage vom 04.02.2015 dargestellten Ersparnis, realisierbar sein wird. Es kommt zu Einsparungen bei den papier- und Zustellkosten, es ist aber auch davon auszugehen, dass die bisher vorgehaltene Druckstraße in dieser ausgeprägten Form nicht mehr vorgehalten werden muss, sondern statt dessen ein leistungsstarkes Kopiergerät mit Sortier- und Heftfunktion ausreichen wird, um die dann noch erforderliche Auflage zu sichern. Die Leasingkosten für die Druckstraße belaufen sich derzeit auf 15.000 € / Jahr, pro Wahlperiode führt die zu Einsparungen im Hardwarebereich von 75.000 €.

Die Papiereinsparung führt zusätzlich zu einem  positiven Umwelteffekt.

·           Steuerliche Gesichtspunkte

Durch Artikel 5 des Gesetzes zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 22.12.2014 (BGBl I S. 2417 ff) ist die bisher schon bestehende Steuerbefreiungsvorschrift nach § 3 Nr. 45 EStG dahingehend ergänzt worden, dass sie auch für Steuerpflichtige entsprechend anzuwenden ist, denen die Vorteile im Rahmen einer Tätigkeit zugewendet werden, für die sie eine Aufwandsentschädigung im Sinne des § 3 Nr. 12 EStG erhalten (§ 3 Nr. 45 Satz 2 EStG in der Fassung ab dem 1.1.2015). Somit ist ab 01.01.2015 z.B. der Vorteil aus der privaten Nutzung eines im Rahmen des Mandats zur Verfügung gestellten mobilen Endgeräts (z.B. Tablett) steuerfrei.

 

Vorteile der Arbeit mit der Mandatos-App:

Die Mandatos-App der Firma Somacos fußt auf dem bei der Stadtverwaltung Meerbusch eingeführten Sitzungsverfahren Session und die darauf aufbauende Software SessionNet, die die Sitzungsunterlagen für Bürgerinnen und Bürger aber auch für die Mandatsträger für das Internet aufbereitet. Die App ist eine Weiterentwicklung von SessionNet und wird auf einem iPad installiert. Alle Sitzungsunterlagen werden beim Öffnen einer Sitzung automatisch auf das Gerät runtergeladen und lokal abgespeichert. Die App ermöglicht es dem Nutzer, alle Dokumente in gewohnter Art und Weise zu bearbeiten. Er kann sie mit Anmerkungen versehen und um zusätzliche Informationen anreichern. Alle Unterlagen, auch die Sitzungsunterlagen von vorherigen Wahlperioden, sind immer verfügbar. Sind die Sitzungsräume mit WLAN ausgestattet, werden selbst Tischvorlagen sofort auf dem Rechner verfügbar und können individuell bearbeitet werden. Die beabsichtigte Einführung einer speziell gesicherten Cloudlösung von Somacos führt dazu, auch große Datenmengen sicher speichern zu können und auf diese auch bei Verlust des Gerätes zurückgreifen zu können. Die Sitzungsunterlagen stehen noch zeitnäher zur Verfügung. Direkt nach Freigabe der Tagesordnung und Anmeldung bei Mandatos werden sie bei Öffnen der Sitzung automatisiert heruntergeladen und stehen zur Bearbeitung zur Verfügung. Die App wird nach den Forderungen der Anwender dauerhaft fortentwickelt und somit der kommunalen Praxis angepasst.

Der Testlauf mit 15 Teilnehmern verlief positiv. Seitens des Teilnehmerkreises wurde empfohlen, das Thema „digitale Gremienarbeit“ fortzuentwickeln. Auch wenn es in einem ersten Schritt erwartungsgemäß nicht gelingen wird, alle Beteiligten einzubinden, so ist die doch ein erster Schritt in die Richtung einer zukünftig umfassenden digitalen Ratsarbeit.

Die Verwaltung wird bei der Einführung umfassende Unterstützung anbieten. Neben einem aussagekräftigen online auf dem iPad zur Verfügung stehenden Handbuch werden mehrere Schulungstermine, in denen sowohl die Handhabung des iPads, als auch die Bedienung der Mandatos-App erläutert werden, angeboten. Außerdem wird in der Einführungszeit eine auch außerhalb der Dienstzeiten zu erreichende Hotline eingerichtet.

 

Finanzielle Auswirkung:

 

In der Beratungsvorlage vom 04.02.2015 (Drucksache ZD/0166/2015) zur Sitzung des Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschusses am 19.02.2015 hatte ich eine Einsparung von rund 98.000 € / je Wahlperiode avisiert. Ausgehend davon, dass etwa 10% der Ratsmitglieder und die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger nach wie vor mit schriftlichen Unterlagen zu versehen sind, gehe ich überschlägig davon aus, dass bei Teilnahme der übrigen Ratsmitglieder an der digitalen Gremienarbeit etwa 70% der dargestellten Einsparungen zu realisieren sein werden. Dies wären rund 69.000 € je Wahlperiode. Bei Teilnahme weiterer Ratsmitglieder und / oder sachkundiger Bürgerinnen und Bürger erhöht sich dieser Betrag.

 

 

Alternativen:

Der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss hebt den Sperrvermerk im Haushalt (7.01001005.715.001) auf.

Er beauftragt die Verwaltung für Ratsmitglieder, die auf eine entsprechende Abfrage ihr Einverständnis zur Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit erklären, iPads (16 GB ohne Mobilfunkslot) zur Durchführung der digitalen Gremienarbeit zu beschaffen bzw. ihr eigenes iPad für die digitale Ratsarbeit zur Verfügung zu stellen. Die Geräte werden verwaltungsseitig mit der Mandatos-iPad-App der Firma Somacos ausgestattet.

Die iPads werden den Ratsmitgliedern kostenfrei für die Dauer ihrer Mitgliedschaft zur Verfügung gestellt. Werden iPads mit weitergehender Ausstattung erwünscht, sind die hierdurch entstehenden Mehrkosten vom jeweiligen Ratsmitglied in voller Höhe getragen.

Die Ratsmitglieder, die nicht an der digitalen Gremienarbeit teilnehmen, sowie die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger erhalten weiterhin die Sitzungsunterlagen in Papierausfertigung. Auf Wunsch können sachkundige Bürgerinnen und Bürger bei Vorliegen einer entsprechenden Einverständniserklärung ebenfalls an der digitalen Gremienarbeit mit ihrem eigenen iPad teilnehmen. Die notwendige Mandatos-App wir verwaltungsseitig installiert.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, eine Beschlussvorlage zur Änderung der Geschäftsordnung zu erarbeiten.