1. Beschluss:

 

Der Ausschuss „Sanierung Hallenbad“ beauftragt die Verwaltung, mit den drei Preisträgern als Grundlage einer späteren Auftragserteilung, das Vergabeverfahren nach VOF zu führen und nach Abschluss des Verfahrens, das Ergebnis dem Ausschuss vorzulegen.

 

2. Beschluss:

 

Auf Antrag von Ratsherrn Janßen werden in der Bewertungsmatrix die Unterkriterien „Wettbewerbsbeitrag“ sowie „Stellungnahmen und Optimierungsvorschläge im Verhandlungsgespräch“ mit je 50% bewertet. 

Zu diesem Tagesordnungspunkt liegt ein Antrag der FDP-Ratsfraktion vor, der mitbehandelt wird.

 

Bürgermeisterin Mielke-Westerlage führt einleitend aus, dass zur Information neuer Ausschussmitglieder die Beschlussvorlage umfangreich ausgefallen sei. Sie erläutert ausführlich die bisherigen Verfahrensschritte seit Beginn der Sanierungsüberlegungen im Jahre 2011. Schlussendlich beschloss in gemeinsamer Sitzung der Ausschuss für Schule und Sport und der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss  am 16.05.2013, die Verwaltung zu beauftragen, einen Sanierungszeitplan für den substanziellen Erhalt des Hallenbades zu erarbeiten.

 

Im weiteren Verfahren habe der Rat der Stadt Meerbusch in seiner Sitzung am 17.10.2013 einen Sonderausschuss zur Sanierung des Hallenbades eingerichtet, die Verwaltung beauftragt, einen Architektenwettbewerb zur Sanierung des Bades auszuloben und einen Zeitplan beschlossen. Mit der Betreuung des Wettbewerbs habe man das Büro comp | ar, Strategien für Architektur und Städtebau, Dortmund beauftragt.

 

Bürgermeisterin Mielke-Westerlage führt aus, dass das Wettbewerbsverfahren in ein formelles Vergabeverfahren nach der VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) eingebettet gewesen und ein europaweites Bewerbungsverfahrens zu Beginn des Verfahrens erfolgt sei. Insgesamt seien 16 Bewerbungen interessierter Planungsbüros eingegangen, aus denen entsprechend den Wettbewerbsbedingungen sieben Teilnehmer unter notarieller Aufsicht ausgelost worden seien. Zusammen mit drei seitens der Stadt bereits im Vorfeld gesetzten Büros seien zehn Büros zur Teilnahme am Architektenwettbewerb, welcher in der Zeit vom 20.05.2014 bis zum 19.08.2014 durchgeführt wurde,  aufgefordert worden.

 

Bürgermeisterin Mielke-Westerlage trägt vor, dass insgesamt sieben Arbeiten eingereicht worden seien. Anschließend habe das Büro comp | ar die eingegangenen Arbeiten geprüft und das Prüfergebnis für die Sitzung des Preisgerichts am 09.09.2014 zusammengefasst. Sie berichtigt die in der Beschlussvorlage dargestellte Zusammensetzung des Preisgerichts in der Form, dass Ratsfrau Niederdellmann-Siemes nicht wie aufgeführt, stellvertretende Preisrichterin ohne Stimmrecht, sondern Preisrichterin mit Stimmrecht gewesen sei.

 

Technischer Beigeordneter Dr. Gérard erläutert noch einmal ausführlich das VOF Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Planungswettbewerb. Das Preisgericht habe einstimmig, nach mehreren Informations- und Bewertungsrundgängen, gemäß Auslobung drei Preise an die teilnehmenden Planungsbüros vergeben.

Die Preisträger sehen wie folgt aus:

 

1. Preis (Preisgeld: 21.000 €)  Krieger Architekten | Ingenieure GmbH, Velbert

2. Preis (Preisgeld: 12.600 €)  werk 9 architekten + ingenieure gmbh, Herzebrock-Clarholz

3. Preis (Preisgeld: 8.400 €)    Planteam Ruhr – Architekt BDA Reinhardt Eule, Gelsenkirchen

 

Technischer Beigeordneter Dr. Gérard erklärt, dass die drei Preisträger nun als Verhandlungsteilnehmer durch den Ausschuss anerkannt werden müssen, andernfalls sei das Verfahren an dieser Stelle zu Ende. Im weiteren Verlauf des Verfahrens gelten die gleichen Bedingungen für alle drei Teilnehmer, was u.a. bedeutet, dass beispielsweise allen Teilnehmern die gleichen Fragen gestellt werden müssen. Mit Bezug auf die in der Beschlussvorlage aufgeführten und in der mittelfristigen Finanzplanung des Haushaltes 2014 veranschlagten 5,995 Mio. € teilt er mit, dass alle drei Arbeiten den vorgegebenen Kostenrahmen überschreiten würden. Die von den Preisträgern angegebenen Kosten ergeben hochgerechnet voraussichtliche Gesamtkosten i.H.v. von 7,4 Mio. € (Erst- und Zweitplatzierter) bzw. 7,1 Mio.  €  (Drittplatzierter). Die Teilnehmer müssen jedoch im gewählten VOF-Verfahren nachweisen, dass der vorgegebene Kostenrahmen eingehalten werden kann.

 

Technischer Beigeordneter Dr. Gérard stellt dem Ausschuss die Entwürfe der drei preisgekrönten Teilnehmer anhand einer Powerpointpräsentation vor und erläutert diese aus architektonischer Sicht. Die durch das Preisgericht getroffenen Beurteilungen werden der Niederschrift beigefügt.

Er teilt ferner mit, dass es das Ziel der Verwaltung sein müsse, in den nun folgenden Verhandlungsrunden eine Ersparnis von über 1 Mio. € zu erzielen, um den vorgegeben Kostenrahmen von 5,995 Mio. € zu erreichen.

 

Im weiteren Prozess müsse nun mit den Preisträgern verhandelt und ausgelotet werden, wo die Planer Ansätze und Ideen in Ihrer Arbeit zur Kostenreduktion sehen und welche Auswirkungen dies voraussichtlich haben werde. Die Verhandlungen und Gespräche mit den Preisträgern müssen unter vergaberechtlichen Gesichtspunkten erfolgen, weshalb seitens der Vorprüfung eine Bewertungsmatrix (Zuschlagskriterien für die Ermittlung des wirtschaftlichen Angebots) entwickelt worden sei, auf deren Grundlage die Qualität der Wettbewerbsarbeit, die geplante Bearbeitungsorganisation und das konkrete Honorarangebot in die abschließende Bewertung einfließen werden.

Dr. Gérard weist abschließend daraufhin, dass es schlussendlich die Entscheidung des Ausschusses sei, dem finalen Angebot eines der noch im Wettbewerb befindlichen Planungsbüros zuzustimmen oder es abzulehnen.

 

Ratsherr Rettig fragt nach den auf Seite 5 der Beschlussvorlage dargestellten Kostenangaben des 1. Preisträgers und bittet um Erläuterung, wie sich der Gesamtbetrag i.H.v.            7,4 Mio. € zusammensetze.

 

Dipl. Ing. Klein erläutert, dass auf die in den Unterlagen genannten Kosten i.H.v. 4,762 Mio. € die Mehrwertsteuer (19 %), Nebenkosten (23 %) sowie 250.000 € für weiteren Aufwand addiert werden müsse. Er führt weiter aus, dass die Planungshonorare einen erheblichen Anteil an den Kosten ausmachen würden. Der nächste Schritt sei nun, mit allen drei Wettbewerben in Verhandlungen zu treten und das realisierbare Einsparpotential möglichst ohne Qualitätsverlust auszuloten. Danach gebe es ferner die Möglichkeit, weiteres Einsparpotential mit Qualitätsverlust zu diskutieren.

 

Ergänzend fügt Technischer Beigeordneter Dr. Gérard hinzu, dass es sich um eine Grobkostenschätzung handelt, bei der eine Ungenauigkeit von etwa 30 % vorhanden sei.

 

Ratsfrau Niederdellmann-Siemes erklärt, dass man sich noch am Anfang des Verfahrens befinde. Sie halte den eingeschlagenen Weg des Wettbewerbsverfahrens für gut, da die vorgelegten Entwürfe eine gute Qualität und durch den laufenden Wettbewerb noch einen geringeren Preis erwarten ließen, als es jetzt der Stand sei. Jedoch sei ihr das Energiekonzept zu oberflächlich behandelt, da dies insbesondere mit Blick auf die zukünftigen Unterhaltungskosten von großer Bedeutsamkeit sei. Ziel sollte es sein, den vorgegebenen Kostenrahmen zu realisieren. Der Preis werde das entscheidende Kriterium sein.

 

Ratsfrau Kox pflichtet Frau Niederdellmann-Siemes bei. Auch sie sehe drei gute Entwürfe, weist aber ebenfalls darauf hin, dass die Folgekosten (Unterhalt)  nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Sicherlich gebe es bei den Kostenschätzungen eine Ungenauigkeit von 30 %, die Unsicherheit bestehe jedoch nach oben und unten. Hier sei Verhandlungsgeschick gefragt, welches sie Herrn Klein aufgrund vergangener Projekte zutraue.

 

Wesentlich werden zwei Fragen an die Planungsbüros sein, so Dipl. Ing. Klein. Zum einen, welche Vorstellungen diese haben, Veränderungen zur Kostenreduktion vornehmen zu können und zum anderen, wie der vorgegebene Kostenrahmen von 5,995 Mio. € erreicht werden könne. Hinsichtlich des Themas „Energetik“ sei Teil der Ausschreibung gewesen, dass die aktuell geltende Energieeinsparverordnung (EnEV) Anwendung finden müsse.

 

Nähere Aussagen zur Technik und zu den Kosten seien zum jetzigen Zeitpunkt schwer zu treffen, dies könne erst erfolgen, wenn eine Ausschreibung erfolgt sei. Des Weiteren würden sich ständig die Rahmenbedingungen ändern, die nicht beeinflussbar seien, wie z.B. die Streichung von Landeszuschüssen durch die aktuelle Haushaltssperre des Landes NRW.

 

Dipl. Ing. Klein verweist zudem noch einmal auf das sehr gut funktionierende Controllingverfahren, welches seit Jahren beim Servicebereich Immobilien Anwendung finde, um die Kosten im Blick zu halten.

 

Ratsherr Jürgens zeigt sich ebenfalls enttäuscht von den eingereichten Entwürfen, da er detaillierte Angaben zum technischen Betriebskonzept erwartet habe.

 

Ratsherr Rettig nimmt Bezug auf den Antrag der FDP-Ratsfraktion vom 01.10.2014 und verweist darauf, dass bei den eingereichten Entwürfen kaum bis keine Angaben zum technischen Betriebs- und Energiekonzept vorhanden seien. Dies sei jedoch Teil der Ausschreibung gewesen, weshalb er es befürworte, dass die Angaben seitens der Planungsbüros nachgereicht werden.

Er stellt daher die Frage, ob die Angaben nachgefordert werden können und ob der Beschluss zu TOP2 Kosten nach sich ziehe.

 

Herr Klein antwortet, dass es sich bei allen Arbeiten um Generalplanerleistungen handelt, d.h. um eine Kombination aus Architekten-, Ingenieurleistungen und Haustechnik-Planungsleistungen. Weiterhin haben alle Planungsbüros Angaben zur Haustechnik gemacht, jedoch seien diese größtenteils unzureichend gewesen, was seitens des Preisgerichts stark kritisiert wurde. Eine Nachforderung der Angaben könne nicht im Zuge des Wettbewerbs erfolgen. Man befinde sich derzeit noch in der Planungsphase. Jedoch könne in der Verhandlungsphase explizit gefragt werden, wie niedrige Energiekosten gewährleistet werden können.

 

Durch einen Beschluss, in Verhandlungen mit den drei Preisträgern zu treten, entstünden keine weiteren Kosten. Auch die Kosten für das Büro comp | ar seien bereits abgedeckt.

 

Die HOAI (Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen) lasse großen Handlungsspielraum zu, beispielweise könne der Planer gänzlich auf den Umbauzuschlag verzichten. Er sehe überdies viele Komponenten außerhalb der HOAI, die es ermöglichen, in den einzelnen Verhandlungen eine Kostenreduktion herbeizuführen.

 

Ratsherr Quaß erwidert, dass der Umbauzuschlag bereits mit 0% angesetzt sei, weshalb es aus seiner Sicht keinen Verhandlungsspielraum mehr gebe. Hinsichtlich der Zuschlagskriterien sei er der Meinung, dass der Preis, welcher mit 25% bewertet und deshalb viel zu gering sei, in den Hintergrund gerate. Er fragt, inwieweit die Bewertungsmatrix bindend sei und ob es mit Verweis auf den politischen Willen nicht sinnvoller sei, jetzt einen Kostenobergrenze zu setzen.

 

Dipl. Ing. Klein teilt mit, dass die Bewertungsmatrix bindend sei, sobald sie beschlossen werde. Bei dem Preis in den Zuschlagskriterien für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots handelt es sich um den Honoraranteil bzw. das Honorarangebot gem. §§ 34, 51, 55 HOAI und nicht um den Gesamtpreis für die Sanierungsmaßnahme. Die Baukosten belaufen sich hingegen auf ca. 70% gemessen am Gesamtvolumen.

 

Von einem Kostendeckel, wie von Herrn Quaß vorgeschlagen, rate er ab, da sich die Stadt Bewegungsspielraum offenhalten sollte. Er verweist aber auf den im Haushalt veranschlagten Betrag i.H.v. 5,995 Mio. €, an welchem er sich orientiere, da dies Beschluss sei.

 

Ratsherr Brauer sieht ein Missverhältnis bei der Gewichtung der Zuschlagskriterien. Er stellt die einzeln aufgeführten Gewichtungen in Frage.

 

Dipl. Ing. Klein erklärt, dass die Übersicht vom Büro comp | ar aufgrund von Erfahrungswerten erstellt worden sei und man im Vorfeld die Gewichtung diskutiert habe. Entscheidender Faktor sei letztendlich, ob ein Planungsbüro Lösungsmöglichkeiten aufzeigen könne, wie der vorgegebene Kostenrahmen eingehalten werden könne.

 

Frau Niederdellmann-Siemes stimmt Dipl. Ing. Klein zu, dass der Preis der entscheidende Punkt sei, da der Haushalt verbindlich ist. Im bisherigen Verfahren läge das Hauptaugenmerk auf der städtebaulichen Betrachtungsweise sowie auf der Funktionalität des Bades. Die Kosten seien zum jetzigen Zeitpunkt einfach nicht konkretisierbar und sie gehe davon aus, dass Verhandlungsbereitschaft seitens der Teilnehmer sicherlich vorhanden sei.

 

Ratsherr Gabernig befürchtet, dass nach erfolgten Verhandlungen der Preis durch Aufschläge jenseits des vorgegeben Kostenrahmens landen werde.

 

Dipl. Ing. Klein sagt zu, dass in den Verhandlungsrunden die Kostenvorstellung gegenüber den Teilnehmern deutlich gemacht werde und, dass man sich an das Ergebnis herantasten müsse.

Natürlich sei eine gewisse Unsicherheit gegenwärtig, ob das Ziel erreicht werde, aber er sehe dem positiv entgegen.

 

Technischer Beigeordneter Dr. Gérard fügt hinzu, dass das Gremium am Ende des VOF-Verfahrens immer noch die Reißleine ziehen könne, wenn es der Meinung sei, die Kosten seien nicht tragbar.

 

Aus Sicht von Ratsherrn Quaß seien die Betriebskosten der entscheidende Faktor, da nicht nur die einmaligen Investitionskosten von Bedeutung seien, sondern auch die späteren Unterhaltungskosten. Er fragt, wo er diese in der Bewertungsmatrix wiederfinden könne.

Herr Klein antwortet, dass diese in dem Punkt „Optimierungsvorschläge“ eingebunden seien. Hier erwarte er möglichst präzise Aussagen seitens der Planungsbüros im weiteren Verlauf.

 

Ratsherr Janßen sieht die Untergewichtung bei dem Kriterium „Qualität der Angebotsplanung“ kritisch und schlägt vor, die vergebenen Bewertungen von 60% und 40% einfach gegeneinander auszutauschen.

 

Herr Klein schlägt vor, dass man als Kompromiss die beiden Unterkriterien „Wettbewerbsbeitrag“ und „Stellungnahmen und Optimierungsvorschläge im Verhandlungsgespräch“ mit jeweils 50% bewerten könne.

 

Der Antrag der FDP-Ratsfraktion hat durch die Beratungen zu diesem Tagesordnungspunkt Berücksichtigung gefunden.

 

Abstimmungsergebnis zu 2.:

 

Einstimmig.

 

Abstimmungsergebnis zu 2.:

 

Einstimmig.