Beschlussvorschlag:

Der Haupt-, Finanz- und Innovationsausschuss empfiehlt dem Rat, die Geschäftsordnung hinsichtlich einer KI-gestützten Protokollierung zu ergänzen und beauftragt die Verwaltung, die Pilotphase auf weitere Ausschusssitzungen zu erweitern.

Sachverhalt:

1. Begründung / Hintergrund:

Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hat bereits im Antrag vom 3. Dezember 2025 die Prüfung einer KI‑gestützten Protokollführung gefordert und dabei insbesondere die Darstellung rechtlicher und technischer Voraussetzungen, die Prüfung erwarteter Einsparungen von Personal‑ und Sachkosten, die Ermittlung von Investitions‑ und Betriebskosten sowie die Bewertung datenschutzrechtlicher Anforderungen verlangt.

2. Mehrwert der KI‑Protokollierung:

Nach ersten Verwaltungsinternen Tests der Software und einem Testlauf innerhalb des öffentlichen Teils des Haupt- und Finanzausschusses am 29.02.2026 wurden folgende Vorteile festgestellt:

Automatisierte Transkription und strukturierte Aufbereitung reduzieren den manuellen Aufwand und erhöhen die Verfügbarkeit der Protokollinformationen: Sprecherbeiträge und Abstimmungen können in der Zusammenfassung, Transkript oder Originalaudio nachvollzogen werden, wodurch Qualität und Präzision verbessert wird.

Die aktuelle Hardwareausstattung, namentlich die vorhandene Sprecheranlage, konnte im ersten Testlauf leider aufgrund technischer Gegebenheiten nicht eingesetzt werden, sodass kurzfristig auf Konferenzmikrofone ausgewichen werden musste. Hierdurch war die Audioqualität der Aufzeichnung nicht auf bestem Niveau, um eine vollkommen automatische Sprecherisolierung zu bewerkstelligen – Hintergrundgeräusche und Tischgespräche waren in der initialen Nachbearbeitung ein aktiver Störfaktor. Durch die geplante Beschaffung einer neuen Sprecheranlage, sowie anderen Hardware- und Softwareverbesserungen soll diese Variable allerdings künftig nichtig werden.

Die Reduzierung der gesamten Nachbearbeitung kann erst nach weiteren Testläufen verlässlich angegeben werden. Erste Schätzungen ergeben hierbei eine Reduzierung von fünf auf zwei Stunden (60%) pro Protokoll, wobei dies stark von dem jeweiligen Sitzungsumfang abhängt. Laut Dienstleister Speechmind ist langfristig ein Effizienzgewinn von etwa 70% zu erwarten.

Die getestete Plattform Speechmind besitzt darüber hinaus eine Schnittstelle mit dem verwendeten Ratsinformationssystem Session, welche im bisherigen Testbetrieb noch nicht ausgeschöpft wurde. Durch die Schnittstelle werden die Tagesordnungspunkte eines jeden Ausschusses automatisch aus Session bezogen, wodurch weitere manuelle Prozessschritte im Falle einer Beschaffung automatisiert werden können.

3. Rechtliche Voraussetzungen:

Die in der Pilotphase getestete Software Speechmind gewährleistet eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wurde mit dem Dienstleister abgeschlossen. Eine Prüfung der Informationssicherheit wurde durch den Informationssicherheitsbeauftragten durchgeführt und ist ebenfalls positiv ausgefallen.

Neben der erfolgten Prüfung des Datenschutzes und der Informationssicherheit sieht die Beschlussempfehlung eine Ergänzung der Geschäftsordnung vor.

Hintergrund ist, dass auf der einen Seite Ton- und Bildaufnahmen (unabhängig von einer Weiterverarbeitung mit Hilfe von KI) in Sitzungen verboten sind, es sei denn, sie sind im Einzelfall durch entsprechende Einverständniserklärungen der Betroffenen oder generell durch eine Regelung in der Geschäftsordnung erlaubt; da es bislang in Meerbusch eine solche allgemeine Regelung in der Geschäftsordnung nicht gibt, wurden sowohl in der letzten Ratsperiode für die Live-Streams als auch zuletzt für die HFI-Sitzung am 19.02.2026 und die dortige (testweise) KI-gestützte Protokollierung Einverständniserklärungen der Teilnehmenden eingeholt.

Auf der anderen Seite sehen §§ 52 Abs. 1, 58 Abs. 2 der Gemeindeordnung NRW und ihnen folgend §§ 23, 25 der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Meerbusch vor, dass (und auf welche Art und Weise) über Rats- und Ausschussbeschlüsse Niederschriften aufzunehmen sind. Dort ist die Aufzeichnung von Sitzungen bzw. von Redebeiträgen zum Zwecke der Erstellung einer KI-gestützten Protokollierung bislang nicht vorgesehen. Soll eine solche Protokollierung zum Regelfall werden, muss eine entsprechende Regelung in die Geschäftsordnung des Rates aufgenommen werden. Wie diese im Einzelnen aussehen soll und kann, wird die Verwaltung in Umsetzung der Beschlussempfehlung dann prüfen und für die Ratssitzung am 14.07.2026 einen entsprechenden (Formulierungs-) Vorschlag unterbreiten.

4. Wirtschaftliche Betrachtung:

Tabelle 1: Wirtschaftliche Betrachtung

Die Tabelle zeigt eine erste Schätzung der nötigen Lizenzkosten. Nach initialer Datenpflege des KI-Systems ist zu erwarten, dass die ersten Prozessschritte mit dem KI-System innerhalb von 0,5-1 Stunde beendet sind und eine weitere Stunde für die Protokollprüfung und -nachbearbeitung benötigt wird. Dadurch ist ein Einsparpotenzial der Bearbeitungszeit zu erwarten, welches die Lizenzkosten mindestens ausgleicht.

Finanzielle Auswirkung:

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:

Die Kosten für die Verlängerung der Pilotphase belaufen sich auf 303,45€ monatlich.

Die nötigen Mittel für die Beschaffung der Lizenzen sind bereits im Haushalt 2026 vorgesehen und werden aus dem Produkt 010.111.120 „Service DV-Management und Telekommunikation“ Sachkonto 54310000 „Geschäftsaufwendungen“ bereitgestellt.

Alternativen:

Die Einführung einer KI-gestützten Protokollierung in den Ausschüssen wird nicht weiter verfolgt.