Betreff
Interkommunale Zusammenarbeit
Vorlage
ZD/418/2012
Art
Beschlussvorlage


Beschlussvorschlag:

 

Der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss empfiehlt dem Rat den Beitritt der Stadt Meerbusch zur Interkommunalen Einkaufsgemeinschaft „KoPart e.G. zu erklären.

Hinsichtlich der geprüften Übertragung der lokalen IT-Betreuung an die ITK-Rheinland (ITK-R) nimmt der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss zur Kenntnis, dass derzeit eine weiter­gehende Übertragung der Aufgaben an die ITK-R nicht wirtschaftlich ist. Die Verwaltung wird jedoch beauftragt, die Übertragung weiterer, bisher noch lokal erledigter Aufgaben an die ITK-R bei veränderten Rahmenbedigungen und bei wirtschaftlicher Sinnhaftigkeit  zu prüfen.

Hinsichtlich der Einrichtung einer „Interkommunalen Buchungsstelle“ bei der ITK-R nimmt der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss den Zwischenbericht zur Kenntnis

 


Sachverhalt:

 

1. Interkommunale Einkaufsgenossenschaft „KoPART e.G.“

 

Der Städte- und Gemeindebund NRW hat am 14.06.2012 die interkommunale Einkaufsgenossen­schaft „KoPart e.G.“ (= Kommunal & Partnerschaftlich) gegründet. Diese neue Genossenschaft soll Städten und Gemeinden wirtschaftlichere Einkaufsmöglichkeiten bieten. Dies geschieht insbesondere durch Dienstleistungen im Bereich „Beschaffungen“ für Mitgliedsstädte und Gemeinden. Als Aufgabenfelder der KoPart bietet sich hierbei die Beschaffung von Massengütern (z.B. Schulmöbel, Bürobedarf, Büro- und Technikausstattung, Fahrzeuge etc.) an. Hierbei können durch die Bündelung großer Stückzahlen bessere Konditionen und damit deutliche Preisvorteile erwartet werden.

Desweiteren soll die KoPart Einzelgüter oder Dienstleistungen im Rahmen von gemeinsam durchgeführten Ausschreibungen beschaffen. Denkbar sind hier an die Bedürfnisse mehrere Städte und Gemeinden angepasste Ausschreibeverfahren im Rahmen der Ernergiebeschaffung, der Gebäudereinigung oder des Schülerspezialverkehres.

Zudem soll es im Rahmen der KoPart zu Qualitätszirkeln  und zu einem interkommunalen Erfahrung­saustausch kommen, der ggfs. zu Standardisierungen der Produkte und zur Schaffung einer möglichst einheitlichen Produktpalette führen könnte.

Bei Eintritt in die Genossenschaft hätte die Stadt Meerbusch eine Geschäftseinlage von 750,-- € zu leisten.

 

2. Übertragung von lokalen IT-Serviceleistungen an die ITK-R

Mit der ITK-R (vormals KDVZ Neuss) arbeitet die Stadt Meerbusch schon seit Jahrzehnten eng zusammen und hält 9% des Zweckverbandanteiles. Die ITK-R erledigt insbesondere die „Massen­geschäfte“ (Finanzwesen, Veranlagungswesen, Einwohnerwesen, Personalwesen etc.) und hält die hierfür erforder­liche Hard- und Software vor und betreut diese auch personell im Rechnenzentrum und soweit erforderlich auch vor Ort in Meerbusch. Mehr als 2/3 des IT-Geschäftes werden durch die ITK-R abgedeckt.

Daneben besteht bei der Stadt Meerbusch im Zentralen Dienst eine IT-Abteilung die den „Vor-Ort-Support“ übernimmt. Sie betreut heute etwa 450 DV-Arbeitsplätze in der Kernverwaltung sowie bei Schulen und Kindergärten. Desweiteren unterstützt und berät die Abteilung die Fach- und Servicebereiche der Gesamtverwaltung. Daneben werden derzeit auch eigene Anwendungen im Bereich der Bürokommunikation, in den Schulen und in der technischen Verwaltung eingesetzt und in einer eigenen Serverfarm betreut. Weiterhin ist die Abteilung für die gesamte Telekommunikation der Verwaltung und der angeschlossenen Einrichtungen zuständig.

Da in der beschriebenen Abteilung zu Beginn des Jahres aufgrund interner Umsetzung zwei Stellen des gehobenen nichttechnischen Dienstes unbesetzt  waren, wurde verwaltungsseitig entschieden, zu prüfen, ob die bisher hier vor Ort erbrachten Leistungen ggf. auch noch von der ITK-R übernommen werden können. Aus diesem Grunde wurden die Leistungen und Produkte beschrieben und die ITK-R gebeten für die Übernahme dieser Dienstleistungen ein Angebot abzugeben..

Das am 22. Juni 2012 von der ITK-R vorgelegte Angebot war wirtschaftlich ungünstiger als ein weiterer eigener Betrieb. In mehrfachen Nachverhandlungen konnte eine Verbesserung des Angebotes erreicht werden. Dennoch bleibt festzuhalten, dass auch nach diesem verbesserten Angebot vom 27.08.2012 keine wirtschaftlichen Vorteile für die Stadt Meerbusch erreicht werden können.

Daher soll der Vorort-Support in der bisherigen Betriebsform weiterhin in eigener Regie durch die Zentralen Dienste betrieben werden. Die Verwaltung wird aber auch in Zukunft prüfen, ob Teilaufgaben an die ITK-R out-gesourct werden können um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Unabhängig von der aktuellen Überprüfung hat die Stadt Meerbusch, auch aufgrund entsprechender Hinweise im IT-Gutachten der Gemeindeprüfungsanstalt NRW aus dem Jahre 2010, in den zuständigen Gremien mehrfach beantragt, die Kosten der ITK-R durch Überprüfung aller Prozesse und Intensivierung der überregionalen Zusammenarbeit (z.B. Fusionen) zu senken.

 

3. Aufbau einer Zentralen Finanzbuchhaltung bei der ITK-R

Auf Anregung der Stadt Meerbusch hat der Verwaltungsrat der ITK-R das Rechenzentrum beauftragt zu prüfen, inwieweit sie im Zusammenhang mit der Einführung der neuen Finanzsoftware (DZBW-Kommunalmaster Doppik auf SAP-Basis) in der Lage ist, im Rahmen eines Shared-Services für alle Anwender eine zentrale Buchungsstelle einzurichten und damit die einzelnen kommunalen Buchungsstellen ganz oder teilweise entbehrlich zu machen. An der Einführungsuntersuchung beteiligen sich neben der Stadt Meerbusch, die Städte Kaarst und Neuss. Die Landeshauptstadt Düsseldorf prüft derzeit noch ihre Beteiligung.


 

Am 5. September 2012 erfolgt in der ITK-R das Kick-off-Gespräch. Dort wird zunächst eine Sach­standsdarstellung erfolgen, anschließend erfolgt die Abstimmung der Beteiligten über das weitere Vorgehen. In der Sitzung am 13.09.2012 wird die Verwaltung zum Sachstand berichten.


Finanzielle Auswirkung:

 

Zu 1.

 

Kosten 750,-- € als Genossenschaftseinlage. Die Haushaltsmittel stehen zur Verfügung. Zu Einsparquoten in den Folgejahren kann derzeit keine Aussage getroffen werden, da entsprechende Erfahrungen nicht vorliegen.

 

Zu 2.

 

Der aufgrund des Angebotes der ITK-R vorgenommene Kostenvergleich ergibt, dass eine Über­tragung der lokalen IT-Leistungen (Vorort-Support) derzeit keine wirtschaftlichen Vorteile für die Stadt Meerbusch erzielt werden können. Eine Übertragung weiterer Aufgaben wäre derzeit mit einer Kostensteigerung von rund 156.000 € / Jahr verbunden.

 

Zu 3.

 

Die Verwaltung geht nach einer ersten, jedoch groben Analyse davon aus, das mit dem Aufbau einer zentralen Buchungsstelle deutliche Einsparpotentiale erzielt werden können, deren genaue Höhe  derzeit jedoch noch nicht genau zu definieren ist.

 


Alternativen:

 

werden keine aufgezeigt.