Betreff
Update Kita-Navigator 4/Einführung eines neuen Vergabeverfahrens (Gale-Shapley)
Vorlage
FB2/1509/2022
Art
Beschlussvorlage

Beschlussvorschlag:

Der Jugendhilfeausschuss beschließt, die Verwaltung zu beauftragen mit dem Update der ITK zum Kita-Navigator 4 auch das Vergabeverfahren nach Gale-Shapley implementieren zu lassen.

 

Sachverhalt:

Der Jugendhilfeausschuss hat in seiner Sitzung am 24.11.2011 auf Antrag der CDU und Bündnis90/Die Grünen die Anschaffung der Software „Kita-Navigator “über die ITK einstimmig beschlossen (Vorlage: FB2/33/2011). In Umsetzung des Beschlusses wurde der Kita-Navigator im Jahr 2012 in Meerbusch eingeführt.

 

Wie in der Sitzung vom 02. März 2022 vorgestellt, können seither interessierte Eltern das gesamte Angebot an öffentlich geförderten Kita-Plätzen, in städtischer oder in freier Trägerschaft, im „Meerbuscher Kita-Navigator“ finden. Dabei ist der Kita-Navigator ein Online-Vormerksystem und keine zentrale Platzvergabe. Das heißt, Eltern können Kinder auf die Warteliste einer Einrichtung oder mehrerer Einrichtungen setzen lassen; es bleibt aber jeder Einrichtung vorbehalten, über die Platzvergabe zu entscheiden. Wenn Eltern eine oder mehrere Kitas ausgewählt haben, können die für die Vormerkung eines Kindes erforderlichen Daten direkt in das System des Kita-Navigators eingegeben werden.

 

Die Platzvergabe verläuft derzeit wie folgt:

 

Die ausgewählten Tageseinrichtungen sehen die Vormerkung für die eigene Kita und setzen sich dann mit den Eltern in Verbindung, je nach Wunsch per Post oder auf elektronischem Wege. Darüber hinaus können Eltern in einem passwortgeschützten Bereich einen Überblick über den Stand der Vormerkung mit aktuellen Meldungen wie zum Beispiel der Einladung zum Besuch einer Kindertagesstätte oder (nach einem persönlichen Gespräch) sogar der Platzzusage für das Kind erhalten.

 

Haben die Eltern beispielsweise von mehreren Einrichtungen eine Platzzusage erhalten, entscheiden sie sich in der Regel für eine Einrichtung und unterzeichnen dort einen Betreuungsvertrag. Die Leiterin aktiviert im Kita-Navigator anschließend die Funktion „Vertrag unterzeichnet“ und die Vormerkung für dieses Kind wird in den dezentralen Wartelisten aller anderen Kindertageseinrichtungen gesperrt.

 

Dieses System hat sich zwar bewährt, birgt jedoch auch die folgenden Nachteile:

 

  • Es ist Eltern nicht gestattet, eine Rangliste der Wunsch-Kitas anzugeben, anhand derer eine Koordination der Platzvergabe durch die Kitas stattfinden könnte.

·        Eltern wägen bei der Vormerkung im Kita-Navigator häufig strategisch ab. Das kann sich dadurch ausdrücken, dass sie sich bei Kitas bewerben, in die sie ihr Kind eigentlich gar nicht schicken wollen, dort aber höhere Chancen auf eine Zusage vermuten. In solchen Fällen werden angebotene Plätze meist erst angenommen, dann aber wieder abgesagt, sobald sich ein besseres Angebot ergibt. Dies blockiert den Vergabeprozess für andere Kinder. Eltern bekommen im Laufe des Verfahrens oft mehrere Betreuungsangebote. Sie wissen daher nicht, ob sie eines der aktuellen Angebote annehmen sollten oder ob noch ein attraktiveres Angebot zu erwarten ist. Dadurch haben sie einen Anreiz, Zusagen hinauszuzögern und damit Plätze für andere Eltern zu blockieren. Zudem machen befristete Angebote strategische Abwägungen notwendig: Eltern, die Risiken vermeiden wollen, werden suboptimale Angebote oft verfrüht annehmen, obwohl sie später einen Platz in einer für sie besser geeigneten Kita erhalten würden.

  • Des Weiteren ergibt sich das Problem, dass nach den (verspätet) eingegangenen Absagen immer wieder in aufwendigen Verfahren bestimmt werden muss, welchen Eltern das nächste Angebot gemacht werden soll. Auf Seiten der Kitas und auch in der Verwaltung des Jugendamts bindet der Bewerbungsprozess Personal, das sonst für die Kinderbetreuung bzw. Sachbearbeitung zur Verfügung stünde. Ein zentral koordiniertes Verfahren kann diesen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren, ohne die Freiheit der Träger bei der Ausgestaltung der Vergabekriterien zu beeinflussen. Nach dem bisherigen System kann eine Priorisierung einer bestimmten Kita nicht erfolgen.

 

Das bisherige Vergabeverfahren könnte jedoch geändert werden.

 

Wie bereits in der Sitzung vom 02. März 2022 angekündigt, hat die ITK ein Update des Kita-Navigators angeboten, welches voraussichtlich im Juli 2022 vorgenommen werden soll. Im Rahmen dieses Updates besteht nun die Möglichkeit, das Platzvergabeverfahren auf ein algorithmenbasiertes System (Gale-Shapley-Verfahren) kostenneutral umzustellen.

 

Die Platzvergabe nach Gale-Shapley würde folgende Änderungen der Platzvergabe herbeiführen:

 

  • Die Eltern priorisieren die Kitas, in denen sie ihr Kind vormerken.
  • Die Kitas priorisieren die Kinder, denen sie eine Platzzusage erteilen möchten.
  • Das System ermittelt eine auf den gesamten Verwaltungsbereich bezogene optimale Vergabe.
  • Die Eltern erhalten nur eine einzige Platzzusage und nicht mehrere.
  • Der Vergabeprozess ist nach einem Tag abgeschlossen.

 

Es gibt keine Möglichkeit, einzelne Träger auszusparen oder selbstständig Platzzusagen zu erteilen. Die unterjährige Platzzusage ist weiterhin möglich. Andererseits bleibt die volle Trägerautonomie bei der Vergabe der Plätze erhalten. Durch die Wunschlisten der Kitas wird analog zum bisherigen System die Platzzusage für bestimmte Kinder vorbereitet. In der Bestimmung der Wunschlisten sind die Träger im Rahmen ihrer bestehenden Vergabekriterien frei. Es gibt keine Vorgaben, die vom System gemacht werden.

 

Im Ergebnis profitieren alle Träger durch einen deutlich schnelleren Platzvergabeprozess, der darüber hinaus auch noch die optimale Verteilung der Kinder auf freie Kitaplätze bietet.

Eine Gegenüberstellung der beiden zuvor geschilderten Vergabeverfahren veranschaulicht ein kurzer Film der Universität Paderborn, der in der Sitzung vom 25.05.2022 gezeigt wird:

 

https://en.wiwi.uni-paderborn.de/dep4/haake/research/gale-shapley-verfahren

 

 

Die Träger wurden zu der Möglichkeit der Umstellung auf das geänderte Vergabesystem angeschrieben und um Stellungnahme bis zum 24.05.2022 gebeten. Zum Ergebnis der Befragung wird die Verwaltung in der Sitzung vom 25.5.2022 berichten.

 

Finanzielle Auswirkung:

 

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt:

 

Laut Beschlussvorschlag:

 

Sofern die Änderung des Vergabeverfahrens innerhalb des von der ITK geplanten Updates vorgenommen wird, fallen keine zusätzlichen Kosten an. Wird das Vergabeverfahren zu einem späteren Zeitpunkt abweichend von der Vornahme eines Updates vorgenommen, so fallen laut ITK Zusatzkosten in Höhe von ca. 1500 Euro an

 

Alternative:

 

Keine Auswirkungen

 

Alternativen:

Das bisherige Vergabeverfahren wird beibehalten.