Im Zusammenhang mit der Unterbringung des Stadtarchivs Meerbusch wurden in der Vergangenheit unterschiedlichste Überlegungen zu einer alternativen Unterbringung angestellt. Im Rahmen des hier im Ausschuss beschlossenen Immobilienkonzeptes wurde beim Stadtarchiv kein alternativer Standort seitens der Verwaltung vorgeschlagen, da die derzeitige Unterbringung als mittelfristig ausreichend erachtet wurde.
Um aber konkrete Aussagen zur Situation des Stadtarchivs machen zu können, und dies nicht nur bezüglich der räumlichen Situation, habe ich die Archivberatungsstelle des Landschaftsverbandes Rheinland gebeten, die Gesamtsituation der Unterbringung, des Bestandes und der Bestandssicherung einmal gutachterlich zu betrachten.
Die wichtigsten Erkenntnisse dieses Gutachtens werden nachstehend zusammenfassend dargestellt. Der Bericht kommt hinsichtlich der Beurteilung der archivischen Aufgabenfelder, der räumlichen Situation, der Begutachtung der Bestände und der Bestandserhaltung sowie der personelle und finanziellen Ausstattung zu folgendem Gesamtfazit:
Das Stadtarchiv Meerbusch ist eine von der Verwaltung und vor allem auch der Bevölkerung sehr gut angenommene Institution, die ihren gesetzlichen Auftrag trotz knapper Personalressourcen erfüllt, durch eine exzellente Überlieferungsbildung besticht und in der historischen Bildungsarbeit Hervorragendes leistet. Die Räumlichkeiten entsprechen den funktionalen Anforderungen, die Aufnahmekapazitäten im Magazin reichen für die kommenden 10 bis 15 Jahre, die Lagerungsbedingungen lassen sich mit relativ geringem Aufwand optimieren.
Der gesamte Bericht ist als Anlage dieser Informationsvorlage beigefügt. Zu den dort angesprochenen wesentlichen Gesichtspunkten, auch hinsichtlich der weiteren Entwicklung, sind folgende Maßnahmen geplant:
I.2 Räumliche Situation und Bestandserhaltung
Bei der Beurteilung zur räumlichen Unterbringung ist beachtlich, dass die Archivberatungsstelle des LVR vom heutigen Bestand ausgeht und die bisherige Entwicklung hochrechnet. So kommt sie zur Annahme, dass die Raumkapazitäten noch 10 – 15 Jahre auskömmlich sind. Im Rahmen weiterer Digitalisierungsmaßnahmen ist es aber durchaus vorstellbar, die nicht dauerhaft aufzubewahrenden Bestände des Zwischenarchivs vermehrt zu digitalisieren und nicht mehr in Papierform vorzuhalten. Durch Einführung eines Datenmanagementsystems (DMS) würde eine papierlose Übergabe an das Stadtarchiv erfolgen. Dies führt dazu, dass zusätzliche Raumkapazitäten frei werden, die dann eine durchaus längerfristige Nutzungsperiode wahrscheinlich erscheinen lassen.
Bezüglich der raumklimatischen Bedingungen wird geprüft, wie Verbesserungen erzielt werden können. Die hierzu nötigen verwaltungsinternen Abstimmungen zwischen Zentralem Dienst, Service Immobilien und der Feuerwehr werden kurzfristig erfolgen. Zielsetzung ist eine kostengünstige Verbesserung des Ist-Zustandes. Gleiches gilt für die Sicherung der Versorgungsleitungen.
Die konservatorischen Maßnahmen (u.a. Entsäuerung des angegriffenen Bestandes) werden erstmals im Haushalt 2018 eingeplant. Entsprechende Zuschussmittel (bis zu 50%) werden beantragt. Zugleich wird die Möglichkeit geprüft, ob im Zusammenhang mit der Entsäuerung, auch eine Digitalisierung erfolgen kann, da die Bestände hierzu außer Haus gegeben werden müssen. Die Digitalisierung der Bestände führt zu einer vereinfachten Möglichkeit des Suchens in den Beständen und zusätzlich werden digitalisierte und dauerhaft aufzubewahrende Altbestände nicht unnötig abgenutzt.
Bezüglich der Ausführungen zu der personellen Ausstattung wird verwaltungsseitig derzeit kein weiterer Handlungsbedarf gesehen. Ggf. besteht die Option, krankheitsbedingt anderweitig nicht mehr einzusetzende Mitarbeiter/innen, mit archivischen Aufgaben zu betreuen.
II.5 IT und Records Management
Im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen DMS in der Gesamtverwaltung im Zeitraum der nächsten 3 Jahre ist zu untersuchen, wie das Stadtarchiv in dieses System eingebunden werden kann und wie die Datenübergabe in das Archiv erfolgt. Es wird sichergestellt, dass die für das Stadtarchiv relevanten elektronisch gespeicherten Daten des heute eingesetzten Systems „E-Büro“ gesichert und überführt werden. In das neue DMS ist das Archiv idealerweise direkt einzubinden. Altbestände in Papierform sind zu digitalisieren um Recherchearbeit in den dann elektronischen Beständen vornehmen zu können. Die historischen Altbestände werden hierdurch weniger strapaziert und längerfristig gesichert.
Die im Gutachten angesprochene gute Nutzung des Stadtarchivs durch Dritte wird durch die Entwicklung der Besucherzahlen bestätigt.
Archivbenutzer Insgesamt:
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2009 |
2010 |
2011 |
2012 |
2013 |
2014 |
2015 |
2016 |
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774 |
865 |
810 |
705 |
814 |
826 |
1.021 |
1.054 |
Die Interessenlagen der Nutzer sind dabei durchaus unterschiedlicher Art. Nutzer sind u.a. Schülerinnen und Schüler der weiterführenden Schulen, die sich in Projektarbeiten mit unterschiedlichsten Meerbuscher Themenstellungen auseinandersetzen, Bürgerinnen und Bürger die im Rahmen ihrer persönlichen Familien- und Ahnenforschung Informationen aus dem Personenstandsarchiv benötigen oder Vertreter von ortsansässigen Vereinen und Verbänden, die nach relevanten Informationen suchen.
Daneben ist das Stadtarchiv auch Anlaufstelle für Studentinnen und Studenten, die dort ihre, im Studium vorgeschriebenen, erforderlichen Praktika absolvieren (bis zu 6 Studenten/Jahr) sowie auch Ausbildungsstelle für die Verwaltungsfachangestellten und Anwärter/innen für den gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst im Rahmen ihrer Ausbildung im Zentralen Dienst.
Nach Auswertung des Gutachtens und der darin getroffenen Empfehlungen ist festzuhalten, dass der Standort des Stadtarchivs im Gebäude an der Karl-Borromäus-Straße absolut geeignet ist und auch noch mittel- bis langfristig als solcher nutzbar ist. Bauliche Maßnahmen zur Verbesserung des Raumklimas und Sicherung des Bestandes sind nur in geringfügigem, kostengünstigem Umfange erforderlich. Die Übernahme von digitalen Daten aus der Verwaltung und die Digitalisierung und damit dauerhafte Sicherung des Altbestandes ist im Rahmen der Einführung eines neuen DMS zu prüfen und sicherzustellen. Der Standort ist als zukunftssicher anzusehen.
gez.
Angelika Mielke-Westerlage
Bürgermeisterin