Beschlussvorschlag:
Der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss hebt den bestehenden Sperrvermerk im Haushalt (7.01001005.715.001) auf und beauftragt die Verwaltung für alle Ratsmitglieder iPads (16GB ohne Mobilfunkslots) zur Durchführung der digitalen Gremienarbeit zu beschaffen. Die Geräte werden verwaltungsseitig mit der Mandatos-iPad-App der Firma Somacos ausgestattet. Die Ratsmitglieder tragen eine Eigenbeteiligung von 250,-- €. Werden iPads mit weitergehender Ausstattung gewünscht, werden die hierdurch entstehenden Mehrkosten vom jeweiligen Ratsmitglied in voller Höhe getragen.
Die sachkundigen Bürger informieren sich über SessionNet. Sie erhalten eine Druckkostenpauschale i.H.v. 5,00 € pro tatsächlicher Sitzungsteilnahme.
Mit Einführung der digitalen Gremienarbeit wird ab dem 01. Januar 2016 bei allen Rats- und Ausschusssitzungen auf Paperausfertigungen verzichtet..
Sachverhalt:
Seit
März 2014 nehmen 15 Mitglieder des Rates an einem Test teil,
mit Sitzungsunterlagen nur noch in elektronischer Form zu arbeiten. Das
eingeführte Verfahren, die „Mandatos-iPad-App“ basiert auf den bei der Stadt
Meerbusch bereits eingesetzten Verfahren „Session“ (Vor- und Nachbereitung der
Rats- und Ausschusssitzungen) und „SessionNet“ (Darstellung der Rats- und
Ausschusssitzungen im Internet). Die Rückmeldungen der Testgruppe sind
überwiegend positiv.
In der App werden alle Dokumente
sitzungsbezogen dargestellt und können mit Kommentaren und Markierungen
versehen werden. Die Kommentar- und Markierungswerkzeuge von Mandatos bieten
bei der Bearbeitung von Sitzungsdokumenten alle Möglichkeiten, die bei
Papierunterlagen genutzt werden können. Außerdem steht eine Volltext-Recherche
zur Verfügung, welche SessionNet bislang noch nicht bietet.
Zum Schutz der nicht öffentlichen Dokumente
ist die Mandatos-iPad-App mit einem passwortgeschützten Zugang versehen. Die
Firma Somacos bietet zur Erweiterung der App eine Cloud-Lösung an. Diese bietet
eine Sicherung der Profile inkl. aller Kommentare und Markierungen, sodass eine
Übertragung auf ein anderes iPad ohne Datenverlust möglich ist. Des Weiteren
bietet die Cloud-Lösung einen Ablageort für Dokumente und ermöglicht den Import von externen Dokumenten zur
Sitzungsvor- und Sitzungsnachbereitung.
Die Cloud-Lösung wird voraussichtlich ab
Mitte 2015 durch die Verwaltung getestet und wird den Ratsmitgliedern nach der
Testphase ebenfalls zur Verfügung gestellt.
Die Firma Somacos bietet zusätzlich zur
iPad-App eine Android-App an. Die Android-App steht seit Mitte 2014 zur
Verfügung, wird bisher jedoch lediglich von wenigen Städten und Gemeinden
eingesetzt. Alle Gemeinden, die die Android-App einsetzen, setzen zusätzlich
die iPad-App ein. Ein interner Test der Android-App mit verschiedenen Tablets
hat gezeigt, dass u.U. nicht alle Button und Funktionen zur Verfügung stehen.
Die App stellt sich auf jedem Gerät anders dar. Aus diesem Grunde und durch die
Vielzahl unterschiedlichster Hersteller und divergierender Betriebssystemstände
ist ein Support durch die Verwaltung nicht zu leisten.
Bei der iPad-App hingegen ist
verwaltungsseitig telefonischer Support sowohl hinsichtlich der Hardware, als
auch hinsichtlich der iPad-App möglich, da die Darstellung bei allen
iPad-Modellen identisch ist.
Der Lizenzgeber, die Firma Somacos, empfiehlt
zudem bei Verwendung der Android-App die
Nutzung eines 10“ Samsung Tablets. Die Kosten des empfohlenen Gerätes betragen
550 €, sodass faktisch gegenüber den iPads kein Preisvorteil besteht. Aus den
genannten Gründen wird empfohlen derzeit von der Verwendung der Android-App
abzusehen. Da sich diese noch im Testlauf befindet und zudem die Cloud-Lösung
hier nicht verwirklicht ist, wird die Verwendung von iPads empfohlen.
Die Verbesserungsvorschläge der Testgruppe
werden, sofern diese nicht durch die Verwaltung umgesetzt werden können, an die
Firma Somacos weitergegeben. Die Firma Somacos entwickelt die App stetig weiter
und ist bemüht die Verbesserungsvorschläge der Anwender umzusetzen.
Die Einführung der digitalen Ratsarbeit soll
schrittweise erfolgen (s. Anlage 1), d.h. es sollen Mitte 2015 ca. 6-8
Einführungstermine stattfinden, bei denen sowohl der Umgang mit einem iPad, als
auch die Inhalte und Funktionen der Mandatos-iPad-App erklärt werden. Die
Verwaltung wird bei allen Sitzungen im September von 16.00 Uhr bis 18.00 Uhr
anwesend sein, um entstehende Fragen direkt zu klären und bei auftretenden
Problemen Hilfe bieten zu können. Während der Einführungsphase wird eine
Hotline eingerichtet, die auch außerhalb der normalen Dienstzeiten erreichbar
ist.
Nach der
Einführungsphase im zweiten Halbjahr 2015 sollen dann ab dem 01.01.2016 keine Unterlagen in Papierform mehr zur
Verfügung gestellt werden.
Die Verwaltung empfiehlt, für alle Ratsmitglieder iPads (16GB ohne Mobilfunkslots) zur Durchführung der digitalen Gremienarbeit zu beschaffen. Die Geräte werden verwaltungsseitig mit der Mandatos-iPad-App der Firma Somacos ausgestattet.
Die Kosten je Gerät betragen 550 €., an den Beschaffungskosten sollen sich die Ratsmitglieder mit einem Eigenanteil von 250,-- € beteiligen. Werden iPads mit weitergehender Ausstattung gewünscht, werden die hierdurch entstehenden Mehrkosten vom jeweiligen Ratsmitglied in voller Höhe getragen.
Die sachkundigen Bürger informieren sich über SessionNet. Sie erhalten eine Druckkostenpauschale i.H.v. 5,00 € pro tatsächlicher Sitzungsteilnahme.
Finanzielle
Auswirkung:
Kostenvergleich pro Wahlperiode
Sitzungsdienst mit Paperunterlagen ./. Digitale Gremienarbeit
|
Sitzungsdienst
mit Papierunterlagen |
Sitzungsdienst
mit Mandatos |
Druckkosten |
125.495,00 € |
|
Papierkosten |
8.854,65 € |
|
Umschlagkosten |
689,55 € |
|
Versandkosten |
17.195,25 € |
|
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||
Beschaffung
iPads |
|
28.325,00 € |
Einnahmen
durch Kostenbeteiligung |
|
-13.000,00 € |
Ersatzbeschaffung
(10%) |
|
2.832,50 € |
WLAN |
|
10.800,00 € |
Mandatos |
|
8.496,00 € |
Pauschale
Druckkosten |
|
16.400,00 € |
|
||
Gesamtkosten |
152.234,45
€ |
53.854,10
€ |
Durch die Einführung der digitalen Ratsarbeit können pro Wahlperiode
Einsparungen von etwa 98.000 € erzielt werden.
Alternativen:
Werden verwaltungsseitig keine aufgezeigt.