Betreff
Einführung der digitalen Gremienarbeit
Vorlage
ZD/0166/2015
Art
Beschlussvorlage

 

Beschlussvorschlag:

 

Der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss hebt den bestehenden Sperrvermerk im Haushalt (7.01001005.715.001) auf und beauftragt die Verwaltung für alle Ratsmitglieder iPads (16GB ohne Mobilfunkslots) zur Durchführung der digitalen Gremienarbeit zu beschaffen. Die Geräte werden verwaltungsseitig mit der Mandatos-iPad-App der Firma Somacos ausgestattet. Die Ratsmitglieder tragen eine Eigenbeteiligung von 250,-- €. Werden iPads mit weitergehender Ausstattung gewünscht, werden die hierdurch entstehenden Mehrkosten vom jeweiligen Ratsmitglied in voller Höhe getragen.

Die sachkundigen Bürger informieren sich über SessionNet. Sie erhalten eine Druckkostenpauschale i.H.v. 5,00 € pro tatsächlicher Sitzungsteilnahme.

Mit  Einführung der digitalen Gremienarbeit wird ab dem 01. Januar 2016 bei allen Rats- und Ausschusssitzungen auf Paperausfertigungen  verzichtet..

 


Sachverhalt:

 

Seit  März 2014  nehmen  15 Mitglieder des Rates an einem Test teil, mit Sitzungsunterlagen nur noch in elektronischer Form zu arbeiten. Das eingeführte Verfahren, die „Mandatos-iPad-App“ basiert auf den bei der Stadt Meerbusch bereits eingesetzten Verfahren „Session“ (Vor- und Nachbereitung der Rats- und Ausschusssitzungen) und „SessionNet“ (Darstellung der Rats- und Ausschusssitzungen im Internet). Die Rückmeldungen der Testgruppe sind überwiegend positiv.


 

In der App werden alle Dokumente sitzungsbezogen dargestellt und können mit Kommentaren und Markierungen versehen werden. Die Kommentar- und Markierungswerkzeuge von Mandatos bieten bei der Bearbeitung von Sitzungsdokumenten alle Möglichkeiten, die bei Papierunterlagen genutzt werden können. Außerdem steht eine Volltext-Recherche zur Verfügung, welche SessionNet bislang noch nicht bietet.

Zum Schutz der nicht öffentlichen Dokumente ist die Mandatos-iPad-App mit einem passwortgeschützten Zugang versehen. Die Firma Somacos bietet zur Erweiterung der App eine Cloud-Lösung an. Diese bietet eine Sicherung der Profile inkl. aller Kommentare und Markierungen, sodass eine Übertragung auf ein anderes iPad ohne Datenverlust möglich ist. Des Weiteren bietet die Cloud-Lösung einen Ablageort für Dokumente und ermöglicht  den Import von externen Dokumenten zur Sitzungsvor- und Sitzungsnachbereitung.

Die Cloud-Lösung wird voraussichtlich ab Mitte 2015 durch die Verwaltung getestet und wird den Ratsmitgliedern nach der Testphase ebenfalls zur Verfügung gestellt.

Die Firma Somacos bietet zusätzlich zur iPad-App eine Android-App an. Die Android-App steht seit Mitte 2014 zur Verfügung, wird bisher jedoch lediglich von wenigen Städten und Gemeinden eingesetzt. Alle Gemeinden, die die Android-App einsetzen, setzen zusätzlich die iPad-App ein. Ein interner Test der Android-App mit verschiedenen Tablets hat gezeigt, dass u.U. nicht alle Button und Funktionen zur Verfügung stehen. Die App stellt sich auf jedem Gerät anders dar. Aus diesem Grunde und durch die Vielzahl unterschiedlichster Hersteller und divergierender Betriebssystemstände ist ein Support durch die Verwaltung nicht zu leisten.

Bei der iPad-App hingegen ist verwaltungsseitig telefonischer Support sowohl hinsichtlich der Hardware, als auch hinsichtlich der iPad-App möglich, da die Darstellung bei allen iPad-Modellen identisch ist.

Der Lizenzgeber, die Firma Somacos, empfiehlt zudem bei Verwendung der Android-App  die Nutzung eines 10“ Samsung Tablets. Die Kosten des empfohlenen Gerätes betragen 550 €, sodass faktisch gegenüber den iPads kein Preisvorteil besteht. Aus den genannten Gründen wird empfohlen derzeit von der Verwendung der Android-App abzusehen. Da sich diese noch im Testlauf befindet und zudem die Cloud-Lösung hier nicht verwirklicht ist, wird die Verwendung von iPads empfohlen.

Die Verbesserungsvorschläge der Testgruppe werden, sofern diese nicht durch die Verwaltung umgesetzt werden können, an die Firma Somacos weitergegeben. Die Firma Somacos entwickelt die App stetig weiter und ist bemüht die Verbesserungsvorschläge der Anwender umzusetzen.

Die Einführung der digitalen Ratsarbeit soll schrittweise erfolgen (s. Anlage 1), d.h. es sollen Mitte 2015 ca. 6-8 Einführungstermine stattfinden, bei denen sowohl der Umgang mit einem iPad, als auch die Inhalte und Funktionen der Mandatos-iPad-App erklärt werden. Die Verwaltung wird bei allen Sitzungen im September von 16.00 Uhr bis 18.00 Uhr anwesend sein, um entstehende Fragen direkt zu klären und bei auftretenden Problemen Hilfe bieten zu können. Während der Einführungsphase wird eine Hotline eingerichtet, die auch außerhalb der normalen Dienstzeiten erreichbar ist.

Nach der Einführungsphase im zweiten Halbjahr 2015 sollen dann ab dem 01.01.2016  keine Unterlagen in Papierform mehr zur Verfügung gestellt werden.

 

Die Verwaltung empfiehlt, für alle Ratsmitglieder iPads (16GB ohne Mobilfunkslots) zur Durchführung der digitalen Gremienarbeit zu beschaffen. Die Geräte werden verwaltungsseitig mit der Mandatos-iPad-App der Firma Somacos ausgestattet.

Die Kosten je Gerät betragen   550  €., an den Beschaffungskosten sollen sich die Ratsmitglieder mit einem Eigenanteil von 250,-- € beteiligen. Werden iPads mit weitergehender Ausstattung gewünscht, werden die hierdurch entstehenden Mehrkosten vom jeweiligen Ratsmitglied in voller Höhe getragen.

Die sachkundigen Bürger informieren sich über SessionNet. Sie erhalten eine Druckkostenpauschale i.H.v. 5,00 € pro tatsächlicher Sitzungsteilnahme.

 


Finanzielle Auswirkung:

 

Kostenvergleich pro Wahlperiode

Sitzungsdienst mit Paperunterlagen ./. Digitale Gremienarbeit

 

 

Sitzungsdienst mit     Papierunterlagen

Sitzungsdienst mit     Mandatos

Druckkosten

125.495,00 €

 

Papierkosten

8.854,65 €

 

Umschlagkosten

689,55 €

 

Versandkosten

17.195,25 €

 

 

Beschaffung iPads

 

28.325,00 €

Einnahmen durch Kostenbeteiligung

 

-13.000,00 €

Ersatzbeschaffung (10%)

 

2.832,50 €

WLAN

 

10.800,00 €

Mandatos

 

8.496,00 €

Pauschale Druckkosten

 

16.400,00 €

 

Gesamtkosten

152.234,45 €

53.854,10 €

 

Durch die Einführung der digitalen Ratsarbeit können pro Wahlperiode Einsparungen von etwa 98.000 € erzielt werden.

 

 


Alternativen:

 

Werden verwaltungsseitig keine aufgezeigt.