Beschluss:

Der Ausschuss für Digitalisierung und Informationstechnologie beauftragt die Verwaltung, die nachfolgenden Digitalprojekte entsprechend der aufgezeigten Reihenfolge in 2023 umzusetzen bzw. diese Projekte zu starten. Die Verwaltung wird beauftragt zu prüfen, ob Kapazitäten vorhanden sind, die Umsetzung des Chat Bot vorzuziehen.

 

CDO Dohmen erläutert die Beschlussvorlage und die dort festgelegte Priorisierung der umzusetzenden Digitalprojekte. Ebenso erfolgt die Beantwortung der unter TOP 6.1 eingebrachten Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Grüne.

 

CDO Dohmen erklärt, dass die Stadt Meerbusch von Prof. Dr. Dr. Niehaves angesprochen wurde, um diesen bei der Entwicklung einer Planungssoftware für Siedlungsentwicklung zu unterstützen. Auf die Verwaltung kommen dabei keine Kosten zu, da die Entwicklung über Fördermittel realisiert werden soll. Bürger*innen sollen durch die Software die Möglichkeit erhalten, z.B. einen Bauplan zu entwickeln ohne dass hierzu spezielle Kenntnisse nötig sind. Die Entwicklung einer Meerbusch App wird zurückgestellt. Stattdessen ist der Relaunch der städtischen Homepage geplant. Der Chat Bot soll eingeführt werden, sobald das Kommunalportal.NRW gestartet ist. Das digitale Lab muss noch besser genutzt werden.

 

Ratsfrau Driesel sieht in der Einrichtung der Möglichkeit zu einer Online Terminvereinbarung im Bürgerbüro den Vorteil, dass dadurch den Bürger*innen Wartezeiten erspart werden. Zudem würden Mitarbeitende entlastet. Eine Terminvergabe ist für alle effizienter. Ratsfrau Driesel bittet um Prüfung, die Einrichtung einer Terminvergabe im Bürgerbüro zu ermöglichen.

 

CDO Dohmen führt aus, dass das Bürgerbüro dezentral arbeitet, was die Umsetzung der Idee schwierig mache. Aufgrund der angespannten Personalsituation ist es nicht möglich, einen separaten Terminschalter einzurichten. Außerdem können vereinbarte Termine im Bürgerbüro durch den Bürger, auch kurzfristig, abgesagt werden. In diesem Fall ist es für die Mitarbeitenden im Bürgerbüro schwierig, die Zeit bis zum nächsten anstehenden Termin zu überbrücken, da eine anderweitige Tätigkeit vielfach mehr Zeit erfordert. Das Problem besteht nicht, wenn ein zentrales Bürgerbüro vorhanden ist.

 

Ratsfrau Driesel bemängelt, dass über die Entwicklung der Planungssoftware zur Siedlungsentwicklung durch Prof. Dr. Dr. Niehaves zu wenig Informationen vorliegen. Eine Beschlussvorlage mit erläuterten Informationen ist notwendig, um eine Entscheidung zu treffen.

 

CDO Dohmen erläutert, dass für den Prozess der Beantragung von Fördermitteln eine schnelle Entscheidung notwendig war, ob die Stadt Meerbusch Unterstützung leisten wird. Zum jetzigen Zeitpunkt entstehen für die Verwaltung keine Kosten. Das Vorgehen war mit dem Bürgermeister abgestimmt. Wenn die Umsetzung sich konkretisiert, werden weitere Informationen folgen.

 

Ratsfrau Driesel erklärt, dass die Zusage der Unterstützungsleistung ohne Beteiligung des Ausschusses erfolgt ist.

 

CDO Dohmen erklärt, dass er den Ausschussvorsitzenden Trautmann und die stellvertretende Ausschussvorsitzende Winter per Mail über das geplante Vorgehen informiert habe.

 

Ausschussvorsitzender Trautmann bezweifelt zum jetzigen Zeitpunkt die Notwendigkeit der Behandlung des Themas im Ausschuss, da es sich bei der Zusage der Unterstützung um ein laufendes Geschäft der Verwaltung handelt. Die Universität Bremen benötigt Partner für ein Projekt. Durch die geplante Entwicklung der Planungssoftware soll Bürger*innen ermöglicht werden, z.B. bei Bauprojekten eigene Vorschläge zu machen. Noch ist aber keine Entscheidung über den Start des Projektes gefallen, da hierzu die beantragten Fördermittel benötigt werden. Wenn die Universität Bremen eine Zusage über die beantragten Fördermittel erhält, dann sind Entscheidungen, unter Beteiligung des Ausschusses, nötig.

 

Ratsfrau Driesel stellt klar, dass eine Information des Ausschusses nicht erfolgt ist. Die ist nicht gut. Ratsfrau Driesel fragt, ob der Chat Bot von einer KI gesteuert wird oder ob Mitarbeitende am Telefon sitzen und Auskünfte erteilen.

 

CDO Dohmen stellt klar, dass KI den Chat Bot füllen wird.

 

Ratsfrau Niederdellmann-Siemes erklärt, dass die Einrichtung eines Chat Bot wichtig sei und dass die Umsetzung daher nach vorne gezogen wird. Ratsfrau Niederdellmann-Siemes äußert ihr Unverständnis, dass der Ausschuss bei der Zusage der Unterstützungsleistung der Stadt Meerbusch an die Universität Bremen nicht beteiligt wurde. Ebenso fehle eine Rücksprache oder Beteiligung mit Mitarbeitenden aus dem technischen Bereich. Eine Beteiligung des Planungsausschusses sei sinnvoll gewesen. Zudem hätte auch der gesamte Ausschuss, zumindest per Mail, informiert werden müssen. Das gesamte Verfahren sei unerfreulich. Es könne nicht sein, dass Prof. Dr. Dr. Niehaves anruft und die Verwaltung eine Zusage gibt, ohne den Ausschuss zu beteiligen.

 

Ratsherr Jörgens verweist darauf, dass die Entwicklung einer Meerbusch App ein zentrales Wahlkampfthema war. Jedoch ist eine browserbasierte Lösung, wie sie mit dem Kommunalportal.NRW umgesetzt wird, auch in Ordnung, da die Funktionalitäten gleich seien. Ein digitales Lab könne genutzt werden, um eine Meerbusch App zu entwickeln oder die Homepage der Stadt weiterzuentwickeln.

 

Bürgermeister Bommers antwortet auf die Kritik von Ratsfrau Driesel und Ratsfrau Niederdellmann-Siemes und erläutert die Vorgehensweise in Bezug auf die Anfrage der Universität Bremen. Die Stadt Meerbusch sei bewusst angesprochen worden, da die bisherige Zusammenarbeit sehr gut funktioniert hat. Es musste ein ad-hoc Entscheidung getroffen werden, damit die Universität Bremen den Förderantrag stellen konnte. Es entstehen der Stadt Meerbusch zum jetzigen Zeitpunkt keinerlei Kosten. Wenn die Universität den Zuschlag erhält, kann die Stadt Meerbusch nur gewinnen. Bürgermeister Bommers bedauert, dass der Ausschuss nicht beteiligt wurde.

 

CDO Dohmen erklärt, dass die Entscheidung in den Herbstferien gefallen sei.

 

Ratsfrau Niederdellmann-Siemes empfindet es als befremdlich, dass es seit den Herbstferien nicht gelungen sei, den Ausschuss über die Anfrage der Universität Bremen in einem eigenen Tagesordnungspunkt zu informieren.

 

Ausschussvorsitzender Trautmann versichert, dass die Kritik angekommen sei und das beim nächsten Mal anders vorgegangen wird.

 

Ratsfrau Niederdellmann-Siemes möchte, dass die Umsetzung des Chat Bot nach vorne genommen wird.

 

CDO Dohmen erläutert, dass die Priorität auf der Umsetzung des Kommunalportal.NRW liegt und später der Chat Bot umgesetzt werden soll, da die Kollegen des IT-Management sind durch die Einführung neuer Softwareausgelastet sind.

 

Ratsfrau Driesel äußert Verständnis für die Verschiebung der Umsetzung des Chat Bot, da es bestimmt schwierig sei, diesen einzurichten. Eine Umsetzung ohne vorhandene personelle Ressourcen zu planen, sei nicht sinnvoll. 

Abstimmungsergebnis:

Der Beschlussvorschlag wurde einstimmig angenommen.