Beschluss: mehrere Beschlüsse

Beschlussvorschlag:

 

1.       Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt auf Empfehlung des Rechnungsprüfungsamtes:

 

1.1     Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich den Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Jahresabschlusses 2016 einschließlich des Anhangs mit den Ergänzungen des Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses zu Eigen.

 

          Abstimmungsergebnis:

 

          Einstimmig beschlossen

 

 

1.2     Der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses kann nunmehr gem. § 101 Abs. 7 Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) folgenden Bestätigungsvermerk unterschreiben:

 

Der Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Meerbusch hat den Entwurf des Jahresabschlusses 2016, bestehend aus der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und den Teilrechnungen sowie der Bilanz und dem Anhang nach § 101 i.V.m.  § 95 GO NRW unter Einbeziehung der Buchführung, der Inventur, des Inventars, der Übersicht über örtlich festgelegten Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände und des Lageberichts geprüft. In die Prüfung sind die haushaltsrechtlichen Vorschriften, die Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr sowie ergänzende Regelungen von örtlichen Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen, soweit sich diese auf die gemeindliche Haushaltswirtschaft beziehen, einbezogen worden. Die Prüfung wurde so geplant und durchgeführt, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und durch den Lagebericht zu ermittelnden Bildes der Vermögens- Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Stadt Meerbusch wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden konnten. Bei der Festlegung der Prüfungshandlungen sind die Kenntnisse über die Verwaltungstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Stadt Meerbusch sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt worden. Im Rahmen der Prüfung wurden die Nachweise für die Angaben in Buchführung, Inventar, Übersicht über örtlich festgesetzte Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt.

 

Die Prüfung des am 28.09.2017 im Rat eingebrachten Entwurfs des Jahresabschlusses 2016 hat dazu geführt, dass am 04.04.2018 von der Verwaltung ein überarbeiteter Entwurf des Jahresabschlusses 2016 mit der Berücksichtigung der meisten Prüfungserkenntnisse vorgelegt wurde.

 

Der Jahresabschluss 2016 vermittelt nunmehr unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Stadt Meerbusch. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss und vermittelt insgesamt ebenfalls ein zutreffendes Bild von der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Stadt Meerbusch. In diesem Bericht werden die Chancen und Risiken der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung der Stadt Meerbusch zutreffend dargestellt.

 

Aufgrund des Prüfungsergebnisses kann der Bestätigungsvermerk ohne Einschränkung erteilt werden.

 

          Abstimmungsergebnis:

 

          Einstimmig beschlossen

 

 

2.                Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat, den vom Stadtkämmerer aufgestellten und von der Bürgermeisterin bestätigten Entwurf des Jahresabschlusses 2016 in der Fassung vom 04.04.2018 gem. § 96 GO NRW festzustellen.

 

Der Jahresabschluss weist folgende Werte aus:

 

 

Bilanzsumme:

 

Aktiva

Passiva

575.215.098,34 €

575.215.098,34 €

 

 

Ergebnisrechnung:

 

Erträge

Aufwendungen

Fehlbetrag

149.503.263,19 €

151.118.383,20 €

1.615.120,01 €

 

 

Finanzrechnung:

 

Einzahlungen

Auszahlungen

Veränderung eigener Finanzmittel

151.752.438,88 €

157.317.101,12 €

5.564.662,24 €

 

 

          Abstimmungsergebnis:

 

          Einstimmig beschlossen

 


 

3.                Gleichzeitig empfiehlt der Rechnungsprüfungsausschuss den Mitgliedern des Rates, der Bürgermeisterin Entlastung zu erteilen.

 

          Abstimmungsergebnis:

 

         

 

Ja

Nein

Enthaltungen

CDU

8

 

 

SPD

3

 

 

FDP

 

 

2

Bündnis 90/Die Grünen

2

 

 

Die Linke/Piratenpartei

1

 

 

UWG

1

 

 

 

 

 

 

Gesamt:

15

 

2

 

 

 


Sachverhalt:

 

Der Ausschussvorsitzende, Ratsherr Becker, dankt zunächst allen Mitarbeitern, die mit der Erstellung und Prüfung des Jahresabschlusses befasst waren für die geleistete Arbeit. Er erläutert, dass die Sitzung zum Jahresabschluss 2016 erst jetzt stattfindet, da der Jahresabschluss mehrfach zu überarbeiten war. Sodann bittet er den Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, Herrn Fox, die Prüfung des Jahresabschlusses zu erläutern.

Herr Fox weist daraufhin, dass die Prüfung des Jahresabschlusses 2016 in Zusammenhang mit der Prüfung der Abschlüsse 2014 und 2015 zu sehen sei. Diese Abschlüsse konnten gemäß der Erleichterungsregelung des 1. Gesetzes zur Weiterentwicklung des neuen kommunalen Finanzmanagements für Gemeinden und Gemeindeverbände im Land NRW (Art. 8 § 4 NKFWG) im vereinfachten Verfahren aufgestellt und geprüft werden. Der Abschluss 2016 wurde daher etwas umfangreicher und im Bereich der Rückstellungsbildung und Rechnungsabgrenzung einer intensiveren Prüfung unterzogen. Zudem sollten aufgrund des Termindrucks entstandene mögliche Fehlerquellen durch die Umstellung der Finanzsoftware auf SAP aufgezeigt und korrigiert werden. Der Jahresabschluss 2016 wurde am 28.09.2017 dem Rat der Stadt Meerbusch zugeleitet. Bereits ab Februar 2017 wurde dieser begleitend durch das Rechnungsprüfungsamt geprüft. Im November 2017 zeigte die Prüfung, dass Korrekturen und Nachbesserungen am Jahresabschluss notwendig waren, die der Kämmerer in einer überarbeiteten Entwurfsfassung berücksichtigte und dem Ausschussvorsitzenden sowie dem Rechnungsprüfungsamt am 01.03.2018 vorlegte. Nach der abschließenden Prüfung konnte die Bürgermeisterin am 04.04.2018 die überarbeitete, endgültige Fassung des Jahresabschlusses mit dem Bestätigungsvermerk versehen. Diese Fassung des Jahresabschlusses 2016 ist Grundlage für den Prüfungsbericht und die gem. § 96 GO NRW vorgesehene Feststellung des Jahresabschlusses 2016 im Rat.

 

Ratsherr Müller bittet um Auskunft, welche Beanstandung nicht ausgeräumt worden sei. Herr Fox erläutert, dass der Jahresabschluss gemäß § 95 Abs. 3 der GO NRW innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres dem Rat zur Feststellung zuzuleiten sei. Diese Frist wurde erheblich überschritten.

 

Ratsherrn Rettig und Ratsherrn Müller ist aufgefallen, dass der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes unter anderem eine deutliche Kritik am internen Kontrollsystem (IKS) im Service Finanzen enthält. Herr Fox erklärt, dass das IKS im Service Finanzen zwar schon seit einiger Zeit bestehe, aber nicht umfassend sei. Eine Erweiterung des IKS ist wünschens- und empfehlenswert, um Fehler frühzeitig erkennen und vermeiden zu können. Je sicherer das interne Kontrollsystem ausgestaltet ist, desto geringer fällt auch der benötigte Prüfungsaufwand aus.

Ferner kritisiert Ratsherr Rettig, dass ohne die pünktliche Vorlage des Jahresabschlusses Ist-Vergleiche im Rahmen der Haushaltsberatungen nicht möglich seien.

Ratsherr Müller regt an, dass das IKS nach seiner Vervollständigung im Ausschuss durch den Service Finanzen vorgestellt werde.

 

Weiter bittet Herr Rettig um Informationen zum passiven Rechnungsabgrenzungsposten der ungeklärten Einzahlungen, der in 2016 nicht aufgelöst wurde. Herr Blitz erläutert, dass es sich um einen Abgrenzungsposten handele, der für nicht zuordenbare Einzahlungen im alten KIRP-System gebildet wurde und nach der Migration der Daten ins neue SAP-System hätte aufgelöst werden müssen. Diese Auflösung ist unterblieben und wird durch eine ergebnisneutrale Buchung im Jahresabschluss 2017 nachgeholt.

 

Ratsfrau Dr. Schomberg bitte um Erläuterung zur Anmerkung im Prüfbericht bezüglich Ertragsbuchungen der unbegleiteten minderjährigen Ausländer. Herr Blitz erklärt, dass für die Unterbringung und Betreuung dieser Personengruppe vom Land NRW Beträge zu erstatten sind. Bei Erträgen greift das Realisationsprinzip, d.h. diese können erst gebucht werden, wenn diese realisiert wurden. Bei der Erstattung für diese Kosten wären hierzu Bescheide des Landes notwendig. Diese lagen aber zum Zeitpunkt der Ertragsbuchung nicht oder nur in wenigen Fällen vor.

Stadtkämmerer Fiebig erwidert, dass er die Beträge beim Land eingefordert und auch gebucht habe, da das Land nur aufgrund fehlender Haushaltsmittel in 2016 nicht geleistet habe, dies aber hätte leisten müssen. Letztendlich seien die meisten Erstattungen im Jahr 2017 eingegangen.

Ratsherr Damblon bemerkt, dass solche Sachverhalte im Lagebericht erläutert werden sollten.

Weiter bittet Frau Dr. Schomberg um Darlegung des Sachverhaltes bezüglich der im Bericht erwähnten fehlerhaften Mahnungen und Vollstreckungsandrohungen. Herr Blitz legt dar, dass es sich um Mahnungen an nichtrechtsfähige Personenvereinigungen, wie z.B. Wohneigentümergemeinschaften oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts, handeln würde, die Zahlvertreter benannt hätten. Der Service Finanzen mahne diese Vertreter, obwohl eine Mahnung rechtswirksam nur an die Vollstreckungsschuldner erfolgen könne. Herr Fiebig räumt dies ein, dennoch werde im automatisierten Verfahren zunächst der Zahlvertreter gemahnt, obwohl die Vollstreckung nicht durchsetzbar wäre. In vielen Fällen würde daraufhin eine Zahlung erfolgen. Wenn nach der Mahnung an den Vertreter keine Zahlung erfolge, würde daraufhin der Vollstreckungsschuldner gemahnt.

Ratsfrau Dr.Schomberg hält eine Information des Ausschusses über die Kreditverbindlichkeiten bei den verschiedenen Banken für wünschenswert. Herr Fiebig bietet eine solche Liste der Gläubigerbanken im Rahmen einer nichtöffentlichen Ausschusssitzung an.

 

Ratsherr Becker weist auf die Darstellung negativer Beträge in der Teilfinanzrechnung hin. Diese sollten unbedingt durch vollständige Abschlussbuchungen bis zum 31.03. des Folgejahres vermieden werden.

Zur Zulässigkeit dieser Negativbeträge gibt es diverse Gutachten, die sich im Ergebnis widersprechen. Das vom Service Finanzen in Auftrag gegebene Gutachten der RSM Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hält dies zwar in Bezug auf ungeklärte Einzahlungen zum Abschlussstichtag für zulässig, regt jedoch an, diese im Rahmen der Abschlussbuchungen bis zum 31.03. des Folgejahres auszuräumen.

 

Bezüglich der Abstimmung zur Entlastung der Bürgermeisterin gibt Ratsherr Rettig an, sich enthalten zu haben, da noch Kritikpunkte im Abschluss bestünden.

Ratsherr Damblon merkt an, dass die Aussagekraft des Abschlusses nicht beeinträchtigt sei und er deshalb eine Versagung der Entlastung für unangemessen halte.